Автоответчик Gmail: как настроить?

Функция автоответа Gmail автоматически отвечает клиенту или вашим знакомым, когда вы не можете им ответить. Если вы хотите общаться с кем-то, например, с вашими клиентами, друзьями, коллегами и семьей, по электронной почте вместо отправки сообщений с помощью текстовых сообщений или звонков.  

Возможно, вам будет полезно, если клиенты ответят им своевременно в соответствии с их сообщением. Люди, с которыми вы общаетесь, зависят от ваших быстрых ответов. 

Следовательно, в некоторых особых случаях, когда вам требуется больше времени, чтобы ответить на них, он может начать отправлять вам несколько дополнительных сообщений, думая о получении первого сообщения. Иногда это может быть лавина сообщений, которая вас ошеломит.

Однако Автоответчик Gmail может помочь вам в таких случаях, автоматически отправляя ответ клиентам каждый раз, когда они отправляют вам электронное письмо. Автоответчик Gmail — это своего рода функция электронной почты, которая представляет собой удобный инструмент. Автоответчик Gmail отправляет немедленный ответ тем, кто отправляет вам сообщение, когда вы недоступны.

Автоответчик Gmail изменяет полученные вами сообщения, но вы не сможете ответить на них позже. В этом блоге мы покажем, как настроить автоответчик Gmail (так называемый автоответчик в отпуске). Учетная запись Gmail — это ваше погружение в серию советов и рекомендаций, которые помогут вам максимально эффективно. Зависит от ситуации, с которой вы столкнулись.

Как создать готовый ответ для автоответчика Gmail

Настроить автоответчик Gmail для клиентов, которые хотят получить ваш ответ при начале любого разговора. Хорошо, если в этом случае вы используете Gmail. Вы можете настроить автоответчик Gmail для запуска ответов по определенному шаблону в зависимости от содержимого полученного вами электронного письма. Это поможет вам тратить меньше времени на проверку сообщений и знать, что важнее всего. 

Чтобы иметь это в виду, вот шаги или рекомендации по настройке автоответчика Gmail с примерами того, как вы можете максимально эффективно использовать эту полезную функцию в своем бизнесе. 

Прежде чем настроить автоответчик Gmail с ответом сканера, вам необходимо настроить сообщение, которое будет действовать как автоматический ответ. 

1. Откройте браузер любой операционной системы и перейдите по ссылке. https://mail.google.com/mail, затем нажмите на значок шестеренки и выберите «Настройки»:



2. Чтобы включить готовые шаблоны ответов, вам нужно нажать «Дополнительно» в меню:

Примечание: вам нужно не забыть нажать на сохранение изменений внизу экрана, иначе изменения не сохранятся.

3. После активации «Шаблонных ответов» вы можете создать новое электронное письмо, щелкнув значок «Написать» в верхнем левом углу и введя сообщение, которое хотите мгновенно отправить. Когда закончите, выберите один из вариантов электронной почты, щелкнув три точки в поле электронной почты. В разделе «Планированные ответы» выберите «Новый запрограммированный ответ».

4. Позже вы сможете назвать свое стандартное шаблонное сообщение, когда появится всплывающее окно. Напишите имя и выберите «ОК»:

Как настроить автоответчик Gmail с готовым ответом

Теперь, когда вы сохранили его как готовый ответ, вы готовы использовать свой шаблон электронной почты с автоматическим ответом в качестве автоматического ответа на определенные электронные письма.

Шаг 1: Еще раз щелкните значок шестеренки и снова выберите «Настройки».

Шаг 2. На этот раз щелкните пункт меню с надписью «Фильтры и заблокированные адреса». Выбираем «Создать новый фильтр»:

Шаг 3. В следующем появившемся окне выберите правила, которые вы хотите использовать для фильтра Gmail. Вы можете включить электронные письма с указанными адресами «От» и определенной темой или электронные письма с конкретными условиями (или без них). По завершении выберите «Создать фильтр»:

Шаг 4. Выберите подготовленный вами готовый ответ в поле «Отправить готовый ответ» на следующем экране.

Шаг 5. После того, как вы нажмете «Создать фильтр», все готово. Теперь, когда вы настроили автоответы в Gmail, поздравляем.

Помните, что ответы по сценарию не будут отправляться на ранее полученное письмо, а вместо этого будут отправляться на любое будущее письмо, удовлетворяющее параметрам фильтра.

Отправляйте автоматический ответ, когда вас нет на работе 

Хотите отправить автоответчик Gmail своим клиентам? Предположим, вы уехали с семьей в отпуск или у вас нет постоянного доступа к электронной почте, в таком случае вы можете отправить автоматическое электронное письмо, чтобы связаться с ними. Такой инструмент в Gmail называется Vacation Responder. 

Вы можете настроить это автоматическое сообщение в Gmail как на компьютере, так и на мобильном устройстве. Кроме того, вы можете поделиться своим статусом отсутствия на работе с другими. Когда вы находитесь в отпуске с друзьями, настройте автоответчик Gmail на время отпуска. Gmail имеет настройку отправки автоответа Gmail в полночь в день начала и прекращает отправку автоответа в 11:59 в день окончания.

Если автоответчик включен и кто-то отправляет вам электронное письмо, автоответчик Gmail отправит шаблон автоматического сообщения отправителю только один раз. Если клиент или любой другой человек снова отправит вам электронное письмо через несколько дней, он сможет увидеть ответ об отпуске несколько раз. 

Если вы измените свой ответ об отпуске, отправитель отправит вам электронное письмо еще раз. Сообщения, отправленные вашим подписчикам, и сообщения, отправленные в папку «Спам», не получат автоматический ответ «Отпуск». 

Вот инструкция по настройке автоответчика Gmail на настольном компьютере и мобильном устройстве. 

Как настроить автоответчик сообщения об отсутствии на рабочем столе Gmail на рабочем столе

Вы можете настроить автоответчик Gmail вне сообщения на рабочем столе, выполнив следующие инструкции:

1. Откройте свою учетную запись Gmail и войдите в нее, если вы вышли из системы.
2. После входа в свою учетную запись Gmail вы увидите значок настроек в правом верхнем углу экрана рабочего стола. Нажмите, чтобы просмотреть все настройки.



3. Перейдите в раздел «Отпускник», прокрутив вниз. Рядом с автоответчиком нажмите на кружок.
4. Установите дату начала и дату окончания, щелкнув соответствующие поля, и в раскрывающемся календаре выберите дату. Для информации или деталей, которые вы хотите передать, заполните раздел сообщения.
5. Чтобы отправить ответ об отпуске только своим контактам, вы можете установить флажок рядом с отправкой ответа только моим контактам.
6. Когда вы все закончите, нажмите «Сохранить изменения».

Все готово для использования автоответчика Gmail на сообщения об отсутствии на рабочем месте в версии для настольного компьютера. Теперь перейдем к обсуждению инструкции по настройке на мобильном устройстве.

Как настроить автоответчик Gmail на сообщение об отсутствии на работе на мобильном телефоне

1. Запустите приложение Gmail на своем смартфоне.
2. Нажмите на три значка горизонтальных линий в верхнем левом углу экрана устройства. Нажмите на настройки, чтобы спуститься.
3. Позже нажмите свой адрес электронной почты, а затем нажмите на ответчик на отпуск, чтобы перейти на следующий экран.
4. Чтобы активировать автоответчик, сдвиньте переключатель.
5. Выберите даты начала и окончания, затем измените тему и текст сообщения.
6. Ползунок рядом с надписью «Отправлять исключительно моим контактам» следует нажать, если вы хотите, чтобы ваши контакты получали только ответ об отпуске.
7. Нажмите «Сохранить», когда закончите.

Как найти и поделиться своим статусом автоответчика Gmail «Нет на месте»

Процесс поиска статуса отсутствия на рабочем месте в автоответчике Gmail одинаков для мобильных и настольных версий. Чтобы сообщить своим контактам о своем статусе отсутствия на работе, необходимо предоставить доступ к календарю Google для создания события отсутствия на работе. 

Деятельность вне офиса должна длиться весь день или, по крайней мере, выходить за рамки обычного рабочего времени.

Когда вы пишете электронное письмо кому-то, кто находится вне офиса, автоответчик Gmail отображает его статус отсутствия на рабочем месте. Несмотря на это, вы все равно сможете отправлять электронные письма. Ваш статус отсутствия на рабочем месте будет виден только тем, кому разрешено просматривать ваше событие отсутствия на рабочем месте.

Примеры автоответов Gmail 

Для предприятий в зависимости от их предполагаемого использования и цели можно настроить несколько типов автоответчиков Gmail. Примеры автоответа для использования в Gmail приведены ниже:

• Служба поддержки игроков

Когда клиент приобретает у вас услугу и у него возникают проблемы с продуктом. Клиент отправляет сообщение о проблеме по электронной почте или запрашивает запрос в службу поддержки. Затем клиент должен сыграть в эту очередь и дождаться ответа на свой запрос.

Это ставит вопрос:

Что вы можете ответить клиентам, когда у них возникла чрезвычайная ситуация, связанная с обслуживанием, или дать им почувствовать свою значимость?

Вместо того, чтобы писать простой текст «Ваш текст поддержки был получателем», вы можете попробовать это сообщение, чтобы немного оживить его. См. этот пример:

Как вы можете видеть из приведенного выше сообщения, оно добавляет индивидуальности. В таких сообщениях клиента приветствуют по имени, сообщают ему сроки решения проблемы, выражают благодарность и даже добавляют немного юмора. Таким образом, благодаря этому сообщению клиенты узнают, чего ожидать и когда. Они будут чувствовать себя спокойно, потому что их вопрос будет решен быстро и оперативно.

• Конкурс/розыгрыш

Другой пример автоответчика Gmail — это конкурсы и розыгрыши подарков. Когда кто-то подписывается на конкурс или розыгрыш призов, он должен стать победителем. Не каждый может выиграть главный приз. Но предложение им кода скидки или бесплатного премиум-контента помогает им что-то выиграть. 

Посмотрите на пример, чтобы предложить им сообщение:

Сообщения электронной почты этого типа выглядят так, как будто они написаны лично, а не слишком перегружены графикой и рекламой. Это обеспечивает конкретную ссылку для рекламы продукта вашей компании, а также на страницах социальных сетей или способ переслать конкурсную заявку другим. 

• подтверждение отправки

Чтобы держать ваших клиентов в курсе о доставке их продуктов, электронные письма или сообщения с подтверждением доставки могут быть немного скучными. Давайте посмотрим на электронное письмо о доставке, а также на то, как его написать и отправить клиентам.

В то время как большинство компаний просто отправляют электронное письмо со словами: «Ваши вещи уже в пути», этот тип письма с подтверждением доставки выделяется тем, что включает в себя беззаботное обсуждение. Это электронное письмо выходит за рамки службы поддержки клиентов. Пример автоответа по электронной почте пытается добавить юмора, а также предоставить важную информацию, такую ​​​​как дата доставки. 

Письмо завершается убедительно и содержит еще один уникальный штрих, повышающий интерес клиентов к вашим услугам.

• Ищу цитату

Пример автоответа Gmail может включать в себя поиск предложения. Если вы работаете в сфере услуг, такой как свадебная фотография, страховая компания, частная компания с ограниченной ответственностью и т. д., вы можете получить много электронных писем с предложениями. Но вы не сможете получить их сразу. 

Но вы хотите, чтобы потенциальный клиент почувствовал себя достаточно уникальным, чтобы он не переходил к конкурентам, пока вы не ответите.

Даже если это электронное письмо может быть немного длинным, оно отражает личность отправителя и дает потенциальному клиенту небольшой штрих, который может сделать ожидание предложения более терпимым. Некоторые факторы можно учитывать.

• Автоответчик для отпуска

Вы организуете поездку? Вам необходимо настроить бизнес-автоответчик в своей учетной записи Gmail. Как видите, электронные письма с автоматическим ответом можно использовать в самых разных ситуациях, сохраняя при этом индивидуальный подход. 

Если все сделано эффективно, они могут даже научить вашу аудиторию, потенциальных клиентов или коллег предвидеть определенное время ожидания, автоматически предоставлять им важную информацию или просто скрасить их день – и все это при одновременном снижении нагрузки на ваш раздутый почтовый ящик.

Просто посмотрите на приведенный ниже пример автоответчика отпуска:

10 трюков, используемых для автоответа

Вот 10 советов и рекомендаций, которые можно использовать для реализации функций автоответчика Gmail. Пожалуйста, взгляните на них.

Используйте его постоянно

Чтобы использовать функцию ответа на отпуск для автоответчика Gmail, вам не обязательно находиться в отпуске или находиться вне офиса. Если вам не нравится отвечать на электронные письма клиентов, вы можете просматривать их только несколько раз в неделю. 

Если да, вы можете разрешить им отправлять вам сообщения для ответа в определенные дни. Это заставляет их ожидать ответа позже.

Сообщите людям, когда вы вернетесь

Возможно, вы захотите указать время и дату вашего возвращения в области сообщений автоматического ответа. Например, вы можете указать в поле «Сообщение», что вас не будет на работе только до 2:XNUMX. Или, если хотите, вы можете указать, что вас не будет до следующей среды.

Будет полезно и внимательно указать людям, ожидающим вашего ответа, крайний срок.

Добавить контакт для экстренной помощи

Если человек, отправивший вам электронное письмо, хочет получить ответ немедленно, вы можете включить адрес электронной почты или номер телефона в сообщение автоматического ответа. Вы можете добавить контактные данные коллеги, например, если вы уезжаете в отпуск. (Просто убедитесь, что вы сообщили об этом коллеге, который может получать ваши сообщения.)

Понимание того, когда автоответчик может не отправить сообщение

Пока функция «Отпускной ответчик» активирована, любой, кто отправит вам сообщение, получит немедленный ответ. Однако автоответчик не ответит снова, если тот же человек отправит еще одно сообщение в течение четырех дней. Один и тот же человек получает от него ответ только раз в четыре дня (если ваш Ответчик на отпуск остается включенным и не редактируется в течение всего четырехдневного периода).

Редактирование автоответчика Gmail

Пока функция автоответчика остается включенной и вы выбираете редактирование или изменение сообщения автоответчика Gmail, четырехдневный период автоответчика будет сброшен. Это означает, что всякий раз, когда кто-либо отправляет вам электронное письмо, он будет получать новое письмо каждый день, и ему не придется ждать четыре дня от старого времени, чтобы получить ответ.

Спам-сообщения не получают автоответа

Если в вашей папке со спамом фильтры Gmail сортируют определенные сообщения, эти сообщения не получат автоматический ответ, пока вы включили автоответчик.

Контент, исходящий с адреса списка рассылки, не получает автоответчика Gmail.

В приложении Gmail настройте автоответчик

Процедуры включения Ответчика на отпуск из приложения Gmail такие же, как те, которые мы ранее рассмотрели для использования Gmail в веб-браузере. Ответчик на отпуск находится на экране настроек приложения, доступ к которому можно получить, коснувшись трех вертикальных линий в верхнем левом углу экрана приложения Gmail.

Переместите ползунок в приложении вправо, чтобы включить Vacation Responder, и влево, чтобы выключить его.

Форматирование текста в сообщении

С помощью функции ответа на отпуск вы можете отформатировать сообщение в окне сообщения, как и любое другое сообщение электронной почты. Для формата текста в окне сообщения вы можете выбрать определенный тип шрифта, настроить маркированные списки, добавить изображение, цвета, вложения или ссылки.

Сообщения сохраняются.

Вы впервые создали автоответчик, и сообщение, которое вы ввели в тему и поле сообщения, будет предварительно введено для использования этой функции в следующий раз. Этот процесс может занять несколько недель. 

Это означает, что вы можете хранить тот же контент, который использовали в последний раз, когда использовали автоответчик. В противном случае вы можете изменить текст и создать новое сообщение для нового сценария.

Попросите отправить сообщение еще раз

Когда вы получаете сотни электронных писем в течение обычной недели, возможно, вам не захочется читать их все, когда вы вернетесь на работу после отпуска. Когда кто-то отправляет вам сообщение, пока вас нет, вы можете сообщить ему с помощью сообщения «Отпускник», что вы не будете читать ни одно из них.

Укажите дату возвращения в поле сообщения и попросите отправителя отправить новое сообщение в этот день или позже.

Заключение

Мы надеемся, что этот блог поможет вам настроить автоответчик Gmail и узнать, как его использовать. Никогда больше не переживайте из-за неудачных попыток разъяснительной работы. Не принимая во внимание, кому вы отправляли электронные письма, а кому нет, вы можете настроить электронные письма для связи с потенциальным клиентом или журналистом. Ваши автоматические последующие электронные письма должны быть информативными и ценными, напоминая потенциальным клиентам об особенностях и важности вашего продукта.

GetItSMS — это компания из Бангалора, с которой вы можете связаться, чтобы помочь вам. Если у вас возникли какие-либо проблемы с настройкой автоответчика Gmail и вы пропустили какие-либо действия. GetItSMS вам поможет. 

Если получатель получил электронное письмо и заинтересован в нем, ему может быть отправлено последующее электронное письмо. Возможно, вы захотите отправить электронное письмо, информирующее получателя о том, что вы больше не будете с ним связываться, если он не ответит на второе письмо.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос. Что такое автоответчик Gmail?

О. Автоответчик Gmail — это своего рода функция Gmail, которая представляет собой удобный инструмент. Автоответчик Gmail отправляет немедленный ответ тем, кто отправляет вам сообщение, когда вы недоступны. Автоответчик Gmail автоматически отвечает клиенту или вашим знакомым, когда вы не можете им ответить.

Вопрос. Как настроить автоответчик Gmail?

А. Чтобы настроить автоответчик Gmail для клиентов, которые хотят получить ваш ответ при начале любого разговора. Хорошо, если в этом случае вы используете Gmail. Вы можете настроить автоответчик Gmail для запуска ответов по определенному шаблону в зависимости от содержимого полученного вами электронного письма. Это поможет вам тратить меньше времени на проверку сообщений и знать, что важнее всего.

Шаг 1: Еще раз щелкните значок шестеренки и снова выберите «Настройки».
Шаг 2. На этот раз щелкните пункт меню с надписью «Фильтры и заблокированные адреса». Выбираем «Создать новый фильтр»:
Шаг 3. В следующем появившемся окне выберите правила, которые вы хотите использовать для фильтра Gmail. Вы можете включить электронные письма с указанными адресами «От» и определенной темой или электронные письма с конкретными условиями (или без них). По завершении выберите «Создать фильтр»:
Шаг 4. Выберите подготовленный вами готовый ответ в поле «Отправить готовый ответ» на следующем экране.
Шаг 5. После того, как вы нажмете «Создать фильтр», все готово. Теперь, когда вы настроили автоответы в Gmail, поздравляем.

Вопрос. Как мы можем искать и делиться сообщениями об отсутствии на работе с автоматическим ответом другим людям?

О. Чтобы сообщить своим контактам о своем статусе отсутствия на работе, необходимо предоставить общий доступ к календарю Google для создания события отсутствия на работе. Деятельность вне офиса должна длиться весь день или, по крайней мере, выходить за рамки обычного рабочего времени.

Вопрос. Каковы примеры автоответов Gmail?

О. Для предприятий в зависимости от их предполагаемого использования и целей можно настроить несколько типов автоответов Gmail. Примерами автоответов Gmail являются служба поддержки клиентов, конкурсы и розыгрыши подарков, подтверждение доставки, поиск предложений, автоответчик для отпуска и т. д.