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La risposta automatica di Gmail risponde automaticamente al cliente o a quelli conosciuti dal sistema quando non sei disponibile a rispondere. Se desideri comunicare con qualcuno come i tuoi clienti, amici, colleghi e familiari tramite e-mail invece di inviare messaggi tramite SMS o chiamate.
Potresti ritenere utile che i clienti rispondano tempestivamente secondo il loro messaggio. Le persone con cui comunichi dipendono dalle tue risposte tempestive.
Pertanto, in alcune occasioni speciali, quando impieghi più tempo per rispondere, potrebbe iniziare a inviarti alcuni messaggi in più, pensando di ricevere il primo messaggio. Occasionalmente, potrebbe essere una valanga di messaggi che ti lascia sopraffatto.
Però, Risposta automatica di Gmail può aiutarti in questi casi inviando automaticamente una risposta ai clienti ogni volta che ti inviano un'e-mail. La risposta automatica di Gmail è una sorta di funzionalità di posta elettronica che è uno strumento utile. La risposta automatica di Gmail invia una risposta immediata a chi ti invia un messaggio quando non sei disponibile.
La risposta automatica di Gmail altera i messaggi che hai ricevuto ma non puoi rispondere in seguito. In questo blog mostreremo come impostare la risposta automatica di Gmail (denominata risponditore automatico). Il tuo account Gmail tuffati in una serie di suggerimenti e trucchi che ti saranno utili nel modo più efficace possibile. Dipende dalla situazione che affronti.
Come creare una risposta predefinita per la risposta automatica di Gmail
Per impostare la risposta automatica di Gmail per i clienti che desiderano ricevere la tua risposta quando avviano una conversazione. Bene, se stai utilizzando Gmail in quel caso. Puoi impostare la risposta automatica di Gmail per attivare risposte modello specifiche a seconda del contenuto dell'e-mail che ricevi. Ti aiuta a dedicare meno tempo a controllare i messaggi e a sapere cosa conta di più.
Per tenerlo presente, ecco i passaggi o le linee guida per impostare la risposta automatica di Gmail con esempi di come sfruttare al meglio questa utile funzionalità nella tua attività.
Prima di configurare la risposta automatica di Gmail con una risposta dello scanner, è necessario impostare un messaggio in modo che agisca come una risposta automatica.
- Apri qualsiasi browser del sistema operativo e vai al collegamento https://mail.google.com/mail, successivamente premi l'icona dell'ingranaggio e seleziona 'Impostazioni':
- Per abilitare i modelli di risposta predefiniti, devi toccare "Avanzate" nel menu:
Nota: è necessario ricordarsi di fare clic su Salva modifiche nella parte inferiore dello schermo altrimenti le modifiche non verranno salvate.
3. Una volta attivate le "Risposte predefinite", puoi ora creare una nuova email facendo clic sull'icona "Scrivi" nell'angolo in alto a sinistra e inserendo il messaggio che desideri inviare immediatamente. Al termine, seleziona una delle opzioni e-mail facendo clic sui tre punti nella casella e-mail. In "Risposte predefinite", seleziona "Nuova risposta programmata"
4. Successivamente, puoi assegnare un nome al messaggio modello predefinito quando viene visualizzata una finestra. Scrivi il nome e seleziona 'OK':
Come impostare la risposta automatica di Gmail con la risposta predefinita
Sei pronto per utilizzare il tuo modello di email di risposta automatica come risposta automatica a email particolari ora che lo hai archiviato come risposta predefinita.
Passaggio 1: fai nuovamente clic sull'icona dell'ingranaggio e seleziona nuovamente "Impostazioni".
Passaggio 2: questa volta, fai clic sulla voce di menu denominata "Filtri e indirizzi bloccati". Scegliendo “Crea un nuovo filtro”:
Passaggio 3: seleziona le regole che desideri utilizzare per il filtro Gmail nella finestra successiva visualizzata. Puoi scegliere di includere e-mail con indirizzi "Da" specificati, un oggetto particolare o e-mail con (o senza) termini specifici. Al termine, seleziona “Crea filtro”:
Passaggio 4: seleziona la risposta predefinita che hai prodotto nella casella "Invia risposta predefinita" nella schermata seguente.
Passaggio 5. Dopo aver fatto clic su "Crea filtro", il gioco è fatto. Ora che hai configurato le risposte automatiche in Gmail, congratulazioni.
Ricorda che le risposte con script non verranno inviate alla posta ricevuta in precedenza, ma verranno invece inviate a qualsiasi posta futura che soddisfi i parametri del filtro.
Invia una risposta automatica quando sei fuori sede
Vuoi inviare una risposta automatica Gmail ai tuoi clienti? Supponiamo che tu sia fuori con la tua famiglia in vacanza o che non hai accesso regolare alla posta elettronica, in uno scenario del genere sarebbe utile inviare un'e-mail automatizzata per contattarli. Questo tipo di strumento si chiama Vacation Responder in Gmail.
Sia su desktop che su dispositivo mobile puoi impostare questo messaggio automatizzato su Gmail. Inoltre, puoi condividere il tuo stato fuori sede con altri. Quando sei in vacanza con i tuoi amici, imposta un risponditore automatico di Gmail. Gmail ha l'impostazione di inviare una risposta automatica Gmail a mezzanotte della data di inizio e interrompe l'invio della risposta automatica alle 11:59 della data di fine.
Quando il risponditore automatico è abilitato e qualcuno ti invia l'e-mail, la risposta automatica di Gmail invierà il modello di messaggio automatico al mittente solo una volta. Se il cliente o qualsiasi altra persona ti invia nuovamente l'e-mail dopo alcuni giorni, potrà vedere la risposta alle ferie più di una volta.
Nel caso in cui modifichi la risposta alle ferie, il mittente ti invierà nuovamente un'e-mail. I messaggi inviati ai tuoi iscritti e i messaggi inviati alla cartella spam non riceveranno la risposta automatica alle ferie.
Ecco le istruzioni per impostare la risposta automatica di Gmail su desktop e dispositivi mobili.
Come impostare il messaggio di risposta automatica fuori sede di Gmail sul desktop
Puoi impostare la risposta automatica di Gmail per i messaggi fuori messaggio sul desktop seguendo queste istruzioni:
- Apri il tuo account Gmail e accedi se sei disconnesso.
- Una volta effettuato l'accesso al tuo account Gmail, vedrai un'icona delle impostazioni nell'angolo in alto a destra dello schermo del desktop. Fare clic per visualizzare tutte le impostazioni.
- Vieni alla sezione del risponditore automatico scorrendo verso il basso. Accanto al risponditore automatico, fai clic sul cerchio.
- Imposta la data di inizio e la data di fine facendo clic sulle rispettive caselle e dal calendario a discesa seleziona una data. Per le informazioni o i dettagli che vuoi comunicarci compila la sezione messaggi.
- Per inviare la risposta alle ferie solo ai tuoi contatti, puoi fare clic sulla casella accanto a Invia una risposta solo ai miei contatti.
- Quando hai finito, tocca Salva modifiche.
Sei pronto per utilizzare i messaggi fuori sede di risposta automatica di Gmail sulla versione desktop. Passiamo ora a discutere le istruzioni per la configurazione su un dispositivo mobile.
Come impostare il messaggio di risposta automatica fuori sede di Gmail sul cellulare
- Avvia l'app Gmail sul tuo smartphone.
- Fai clic sulle tre icone della linea orizzontale nell'angolo in alto a sinistra dello schermo del dispositivo. Premi sulle impostazioni per scendere.
- Successivamente, premi il tuo indirizzo email, quindi fai clic sul risponditore automatico nella schermata successiva.
- Per attivare il risponditore automatico, far scorrere l'interruttore.
- Scegli le date di inizio e di fine, quindi modifica l'argomento e il corpo del messaggio.
- Il dispositivo di scorrimento accanto a "Invia esclusivamente ai miei contatti" deve essere toccato se desideri che solo i tuoi contatti ricevano la risposta in ferie.
- Tocca Salva quando hai finito.
Come cercare e condividere lo stato di risposta automatica fuori sede di Gmail
Per trovare e cercare lo stato fuori sede della risposta automatica Gmail, la procedura è la stessa sia per la versione mobile che per quella desktop. Per condividere il tuo stato fuori sede con i tuoi contatti, è necessaria la condivisione del tuo calendario Google per creare un evento fuori sede.
L'attività fuori sede deve durare tutto il giorno o almeno superare il normale orario di lavoro.
Quando scrivi un'e-mail a qualcuno che è fuori ufficio, la risposta automatica di Gmail mostrerà il suo stato fuori sede. Nonostante ciò, sarai comunque in grado di inviare e-mail. Il tuo stato fuori sede sarà visibile solo a coloro a cui è stato consentito visualizzare il tuo evento fuori sede.
Esempi di risposta automatica Gmail
Per le aziende, a seconda dell'utilizzo e dello scopo previsti, sono disponibili diversi tipi di risposta automatica Gmail da configurare. Gli esempi di risposta automatica da utilizzare in Gmail sono menzionati di seguito:
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Servizio clienti
Quando un cliente acquista il servizio da te e ha problemi relativi al prodotto. Il cliente invia un problema via e-mail o richiede una richiesta di assistenza clienti. Il cliente deve quindi giocare in questa coda e attendere il gioco fino alla risposta alla sua domanda.
Ciò pone la domanda:
Cosa puoi rispondere ai clienti mentre hanno un'emergenza riguardante il loro servizio o farli sentire importanti?
Invece di scrivere un semplice testo come "il tuo messaggio di supporto è stato ricevuto", puoi provare questo messaggio per ravvivarlo un po'. Vedi questo esempio:
Grazie per averci contattato!
Stiamo lavorando al tuo problema e ti risponderemo entro 6 giorni lavorativi.
Grazie e saluti,"
Come puoi vedere dal messaggio qui sopra, aggiunge un tocco forte e personale. Questo tipo di messaggio saluta il cliente per nome, gli fornisce una sequenza temporale per il suo problema, mostra gratitudine e lancia anche un po' di umorismo. Quindi, attraverso questo messaggio i clienti sapranno cosa aspettarsi e quando. Si sentiranno tranquilli perché il loro problema verrà risolto rapidamente e tempestivamente.
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Concorso/omaggio
Un altro esempio di risposta automatica di Gmail sono i concorsi e gli omaggi di qualche tipo. Quando qualcuno si iscrive a un concorso o a un giveaway, dovrebbe essere il vincitore. Non tutti possono vincere il primo premio. Ma offrire loro un codice sconto o alcuni contenuti premium gratuiti li aiuta a vincere qualcosa.
Guarda l'esempio per offrire loro il messaggio:
Ora sei in corsa per vincere la tua scelta tra 6 fantastici prezzi. Presto annunceremo il vincitore sulla nostra pagina social. Continua a seguire la nostra pagina.
E semplicemente inserendo il codice sconto, avrai diritto a vincere un articolo dal nostro negozio online: 25% DI SCONTO
Grazie"
Questo tipo di messaggio e-mail sembra scritto personalmente invece di essere eccessivamente carico di grafica e simile a un annuncio. Ciò fornisce il collegamento specifico per pubblicizzare il prodotto della tua azienda e sulle pagine dei social media o un modo per inoltrare la partecipazione al concorso ad altri.
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Conferma di spedizione
Per mantenere i tuoi clienti aggiornati sulla consegna dei loro prodotti, le e-mail o i messaggi di conferma della spedizione potrebbero essere un po' noiosi. Diamo un'occhiata all'e-mail di spedizione e a come scriverla e inviarla ai clienti.
Abbiamo ricevuto la tua richiesta d'ordine e verrà spedita entro il 7 gennaio.
Riceverai il link per tracciare l'ordine per essere aggiornato sullo stato di consegna del tuo ordine.
Grazie"
Mentre la maggior parte delle aziende invierebbe semplicemente un'e-mail dicendo "La tua roba è in arrivo", questo tipo di e-mail di conferma della consegna si distingue perché include una discussione spensierata. Questa e-mail va ben oltre il tentativo dell'esempio di risposta automatica e-mail del servizio clienti di aggiungere umorismo fornendo allo stesso tempo informazioni importanti come la data di spedizione.
L'e-mail si conclude in modo forte e ha un altro tocco unico per aumentare l'interesse dei clienti nei tuoi servizi.
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Alla ricerca di un preventivo
L'esempio di risposta automatica di Gmail può includere la ricerca di un preventivo. Se lavori in un settore di servizi come la fotografia di matrimoni, una compagnia di assicurazioni e una società a responsabilità limitata, ecc. Potresti ricevere molte e-mail per i preventivi. Ma non riusciresti a ottenerli subito.
Ma vuoi che il potenziale cliente si senta abbastanza unico da trattenerlo dal passare ai concorrenti finché non rispondi.
Anche se questa email potrebbe essere un po' lunga, riflette la personalità del mittente e fornisce al potenziale cliente quel piccolo tocco che può rendere più sopportabile l'attesa per un preventivo. Alcuni fattori potrebbero essere presi in considerazione.
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Risponditore automatico per le vacanze
Stai organizzando un viaggio? Devi configurare una risposta automatica aziendale nel tuo account Gmail. Come puoi vedere, le email di risposta automatica possono essere utilizzate in una varietà di situazioni pur mantenendo un tocco personale.
Se eseguiti in modo efficace, possono persino insegnare al tuo pubblico, ai potenziali clienti o ai colleghi ad anticipare tempi di attesa specifici, fornire loro informazioni importanti automaticamente o semplicemente rallegrare la loro giornata, il tutto alleviando la pressione sulla tua casella di posta gonfia.
Basta guardare l'esempio seguente per la risposta automatica delle vacanze:
Al momento non siamo disponibili a causa di qualche emergenza. Verremo restituiti entro 5 giorni.
In caso di assistenza, uno dei membri del nostro team sarà disponibile per assisterti. Puoi contattarli tra le 9:6 e le XNUMX:XNUMX.
Saremo felici di aiutarvi.
Grazie e saluti,"
10 trucchi utilizzati per la risposta automatica
Ecco i 10 suggerimenti e trucchi che puoi utilizzare per creare funzionalità di risposta automatica di Gmail. Per favore, dategli un'occhiata.
Usalo tutto il tempo
Per utilizzare la funzione di risposta automatica per la risposta automatica di Gmail, non è necessario essere effettivamente in vacanza o fuori ufficio. Se detesti rispondere alle e-mail dei tuoi clienti, puoi scegliere di guardarle solo poche volte a settimana.
In tal caso, puoi consentire loro di inviarti messaggi per rispondere in determinati giorni. Questo li fa aspettare una risposta più tardi.
Avvisa le persone quando tornerai
Potresti voler specificare un'ora e una data in cui tornerai nell'area messaggi della risposta automatica. Puoi specificare nella casella Messaggio, ad esempio, che sarai fuori ufficio solo fino alle 2. Oppure, se preferisci, puoi dire che sarai assente fino a mercoledì prossimo.
È utile e premuroso dare una scadenza alle persone in attesa della tua risposta.
Aggiungi un contatto di emergenza
Se la persona che ti invia l'e-mail desidera una risposta immediata, potresti voler includere un indirizzo e-mail o un numero di telefono nel messaggio di risposta automatica. Puoi aggiungere i dettagli di contatto di un collega, ad esempio, se sei in vacanza. (Assicurati solo di aver informato il collega che potrebbe ricevere le tue comunicazioni.)
Capire quando la risposta automatica potrebbe non inviare un messaggio
Mentre il Vacation Responder è attivato, chiunque ti invii un messaggio riceverà una risposta immediata. Tuttavia, la risposta automatica non risponderà più se la stessa persona invia un altro messaggio entro quattro giorni. La stessa persona riceve una risposta solo una volta ogni quattro giorni (se il risponditore automatico rimane attivo e non modificato durante l'intero periodo di quattro giorni).
Modifica della risposta automatica di Gmail
Mentre la funzione del risponditore automatico rimane attiva e si seleziona di modificare o modificare il messaggio di risposta automatica di Gmail, il periodo di quattro giorni del risponditore automatico verrà reimpostato. Significa che ogni volta che qualcuno ti invia un'e-mail, riceverà una nuova e-mail ogni giorno senza dover attendere quattro giorni dal vecchio orario per ricevere una risposta.
I messaggi di spam non ricevono una risposta automatica
Nella tua cartella spam se i filtri Gmail ordinano determinati messaggi, tali messaggi non riceveranno la risposta automatica mentre hai attivato il risponditore automatico.
Il contenuto che ha origine dall'indirizzo della mailing list non riceve la risposta automatica di Gmail.
Nell'app Gmail configura il risponditore automatico
Le procedure per abilitare Vacation Responder dall'app Gmail sono le stesse trattate in precedenza per l'utilizzo di Gmail su un browser web. Vacation Responder si trova nella schermata Impostazioni dell'app, a cui puoi accedere toccando le tre linee verticali nell'angolo in alto a sinistra della schermata dell'app Gmail.
Sposta il pulsante di scorrimento nell'app verso destra per attivare Vacation Responder e verso sinistra per disattivarlo.
Formatta il testo nel messaggio
Nella funzione di risponditore automatico, puoi formattare il messaggio nella finestra di messaggio come per qualsiasi altro messaggio di posta elettronica. Per il formato del testo nella finestra del messaggio, puoi scegliere un determinato tipo di carattere, impostare elenchi puntati, aggiungere un'immagine, aggiungere colori, aggiungere allegati o aggiungere collegamenti.
I messaggi vengono salvati
Per la prima volta, hai creato un risponditore automatico e il messaggio che hai inserito nell'oggetto e nella finestra del messaggio verrà preimmesso per la prossima volta per utilizzare questa funzione. Potrebbero essere necessarie diverse settimane per questo processo.
Significa che puoi archiviare lo stesso contenuto che hai utilizzato l'ultima volta che hai utilizzato il risponditore automatico. Altrimenti puoi modificare il testo e creare un nuovo messaggio per il nuovo scenario.
Chiedere che il messaggio venga inviato nuovamente
Quando ricevi centinaia di email in una settimana normale, potresti non voler leggerle tutte quando torni al lavoro dopo le vacanze. Quando qualcuno ti invia un messaggio mentre sei assente, puoi fargli sapere utilizzando il messaggio Vacation Responder che non ne leggerai nessuno.
Indica la data di ritorno nel campo del messaggio e chiedi al mittente di inviare un nuovo messaggio a partire da quel giorno.
Considerazioni finali
Ci auguriamo che questo blog ti aiuti a configurare la risposta automatica di Gmail e come utilizzarla. Non stressarti mai più per aver fallito nei tuoi tentativi di sensibilizzazione. Senza tenere conto di chi hai inviato e di chi non hai inviato e-mail, puoi impostare e-mail per contattare un potenziale cliente o un giornalista. Le tue e-mail di follow-up automatico dovrebbero essere informative e preziose, ricordando ai tuoi potenziali clienti le caratteristiche e l'importanza del tuo prodotto.
OttieniSMS è una società con sede a Bangalore che puoi contattare per aiutarti. Se riscontri qualsiasi tipo di problema con la configurazione della risposta automatica di Gmail e manchi qualche passaggio. GetItSMS ti aiuterà.
Se il destinatario ha ricevuto l'e-mail ed è interessato, è possibile che gli venga inviata un'e-mail di follow-up. Potresti voler inviare un'e-mail per informare il destinatario che non lo contatterai più se non risponde alla seconda.
Domande frequenti
D. Cos'è la risposta automatica di Gmail?
R. La risposta automatica di Gmail è una sorta di funzionalità di Gmail che è uno strumento utile. La risposta automatica di Gmail invia una risposta immediata a chi ti invia un messaggio quando non sei disponibile. La risposta automatica di Gmail risponde automaticamente al cliente o a quelli conosciuti dal sistema quando non sei disponibile a rispondere.
D. Come impostare la risposta automatica di Gmail?
R. Per impostare la risposta automatica di Gmail per i clienti che desiderano ricevere la tua risposta quando avviano una conversazione. Bene, se stai utilizzando Gmail in quel caso. Puoi impostare la risposta automatica di Gmail per attivare risposte modello specifiche a seconda del contenuto dell'e-mail che ricevi. Ti aiuta a dedicare meno tempo a controllare i messaggi e a sapere cosa conta di più.
Passaggio 1: fai nuovamente clic sull'icona dell'ingranaggio e seleziona nuovamente "Impostazioni".
Passaggio 2: questa volta, fai clic sulla voce di menu denominata "Filtri e indirizzi bloccati". Scegliendo “Crea un nuovo filtro”:
Passaggio 3: seleziona le regole che desideri utilizzare per il filtro Gmail nella finestra successiva visualizzata. Puoi scegliere di includere e-mail con indirizzi "Da" specificati, un oggetto particolare o e-mail con (o senza) termini specifici. Al termine, seleziona “Crea filtro”:
Passaggio 4: seleziona la risposta predefinita che hai prodotto nella casella "Invia risposta predefinita" nella schermata seguente.
Passaggio 5. Dopo aver fatto clic su "Crea filtro", il gioco è fatto. Ora che hai configurato le risposte automatiche in Gmail, congratulazioni.
D. Come possiamo cercare e condividere con altri i messaggi di risposta automatica fuori sede?
R. Per condividere il tuo stato fuori sede con i tuoi contatti, è necessaria la condivisione del tuo calendario Google per creare un evento fuori sede. L'attività fuori sede deve durare tutto il giorno o almeno superare il normale orario di lavoro.
D. Quali sono gli esempi di risposte automatiche di Gmail?
R. Per le aziende, a seconda dell'utilizzo e dello scopo previsti, sono disponibili diversi tipi di risposte automatiche di Gmail da configurare. Esempi di risposte automatiche di Gmail sono il servizio clienti, i concorsi e gli omaggi, la conferma della spedizione, la ricerca di un preventivo e la risposta automatica per le vacanze, ecc.