Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Business API untuk Agensi Hubungan Masyarakat (PR)?

Bagaimana cara menggunakan WhatsApp Business API untuk agensi hubungan masyarakat? Artikel ini akan berisi perincian mengenai pengaturan dan penggunaan API untuk layanan hubungan masyarakat. Tidak perlu mencari lebih jauh, baca artikelnya dan ketahui cara menyederhanakan proses komunikasi.

WhatsApp Business API adalah alat canggih yang dimanfaatkan untuk terhubung dengan prospek di seluruh platform yang sudah mereka gunakan secara rutin. Ini adalah interaksi berkelanjutan yang dirancang untuk membantu industri meningkatkan komunikasi pelanggan dan efisiensi respons, serta menghubungkan WhatsApp dengan alat lainnya. Agensi PR dapat mengotomatiskan pengiriman pesan, mengelola sejumlah besar pertanyaan pelanggan, dan memberikan pengalaman yang disesuaikan dalam skala besar. 

Mari kami memandu Anda menggunakan WhatsApp Business API secara efektif untuk agensi PR.

Ikhtisar WhatsApp Business API

WhatsApp Business API adalah platform pengiriman pesan yang diluncurkan oleh Meta pada tahun 2018 untuk memungkinkan industri berbagi dan menerima pesan. Bisnis diizinkan untuk mengirim Pesan Massal WhatsApp secara bersamaan. Untuk memberi tahu audiens dan mengingatkan mereka bahwa layanan tersebut akan segera habis, sehingga mereka dapat membelinya sesegera mungkin.

Hari ini, kami akan menjelaskan cara memperkenalkan lembaga hubungan masyarakat pemerintah dan kegiatannya melalui WhatsApp. Tujuan utama lembaga ini adalah mengelola hubungan yang positif antara publik dan perusahaan. Departemen ini juga bekerja berdasarkan sentimen dan pandangan publik. Hasilnya, citra organisasi menjadi lebih kuat.

Untuk meningkatkan komunikasi dengan publik atau organisasi, departemen ini telah memanfaatkan saluran komunikasi tradisional seperti situs web dan aplikasi. Namun, karena keterbatasannya, mereka kini beralih ke layanan WhatsApp Business API. WhatsApp Business API terbukti menjadi alat yang sangat berguna bagi mereka. Selain mempercepat dan menyederhanakan komunikasi, WhatsApp Business API telah menjadi cara yang aman untuk berkomunikasi dengan masyarakat umum.

Mengapa Agensi Humas Harus Menggunakan WhatsApp Business API?

Tahukah Anda apa saja fungsi lembaga Hubungan Masyarakat (PR)? Jika belum, jangan khawatir. Di bagian ini, kami akan memberi tahu Anda tentang operasional perusahaan PR. Ada berbagai fungsi lembaga PR karena lembaga ini terkait dengan masing-masing departemen pemerintah. Oleh karena itu, percakapan dengan publik terjadi melalui platform tersebut.

Fungsi-fungsi tersebut mencakup hubungan media, hubungan tamu, publikasi, promosi pemasaran, dan banyak lagi. Berbagai tantangan muncul selama pelaksanaan layanan-layanan ini. 

Mari kita bahas mengapa WhatsApp Business API menguntungkan bagi agensi PR dan cara mengatasi tantangan mereka.

1. Hubungan media

Menyusun makalah posisi: Dokumen-dokumen ini ditawarkan oleh kelompok bisnis, data sensitif, dan pandangan resmi tentang waktu. Sangat penting untuk memiliki dokumen-dokumen ini di media pada periode tertentu.

Memberikan dukungan publisitas: Mendapatkan materi publisitas organisasi ke media dengan mudah bisa jadi rumit, terutama jika waktu yang tersedia terbatas untuk membahas rincian yang mendesak.

Koordinasi konferensi media: Industri dan konferensi media terkait bisa menjadi proses penting yang mencakup konfirmasi nominasi, pengajuan nominasi, dan penawaran rincian penting.

2. Hubungan Tamu

Kegiatan Resepsi Tamu: Menyambut tamu dan menangani detail mereka merupakan bagian penting dari organisasi. Memastikan detail diberikan pada waktu yang tepat merupakan bagian yang menantang bagi agensi.

Mempersiapkan Perlengkapan Perjalanan: Mengatur dan berbagi panduan perjalanan, peta, dan materi lainnya untuk tamu bisnis Anda mungkin menjadi tugas yang memakan biaya, waktu, dan tempat.

3. Publikasi

Menerbitkan konten: Mendistribusikan konten yang disusun oleh departemen PR dengan cara yang tepat dan paling efektif sangatlah penting. Pemasaran dan transfer konten dengan benar melalui media cetak dan digital bisa menjadi tugas yang sulit.

Pengumuman acara: Bagi penyelenggara, tugas terpenting adalah membagikan informasi acara secara tepat waktu dan massal. Dengan demikian, lebih banyak tamu yang dapat menyambut acara tersebut.

4. Promosi Pemasaran

Mengumumkan produk baru: Sangat penting bagi bisnis untuk berinteraksi dengan detail layanan baru kepada audiens yang tepat. Berbagi konten promosi tanpa repot bisa jadi merupakan tugas yang sulit.

Berpartisipasi dalam pameran dan acara:Mentransfer wawasan pameran dan acara dengan cara yang tepat dan memastikan keterlibatan adalah penting.

5. Fungsi Lainnya

Mengembangkan lingkungan kerja: Tugas penting bagi agensi PR adalah menciptakan lingkungan kerja yang positif dan meningkatkan percakapan antar karyawan.

Menyediakan layanan PR: Memberikan layanan PR ke departemen lain melalui situs web/aplikasi, seperti menawarkan foto, video, dan materi lainnya dianggap sebagai tugas penting.

Menyiapkan WhatsApp Business API untuk Agensi PR

Langkah 1: Pilih Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp (BSP)

Karena WhatsApp Business API tidak dapat diakses secara langsung, Anda harus bermitra dengan mitra meta resmi seperti GetItSMS. Penyedia menyediakan akses API dan panduan untuk pengaturan, integrasi, dan kepatuhan.

Langkah 2: Daftarkan Bisnis Anda
Untuk mengajukan WhatsApp Business API, Anda harus memberikan rincian berikut:

• Nama Bisnis
• Website URL
• ID Pengelola Bisnis Facebook
• Kategori Bisnis
• Nomor Telepon Bisnis Resmi

Langkah 3: Verifikasi Akun Bisnis Facebook Anda

Verifikasi Facebook Business merupakan langkah yang diperlukan bagi bisnis untuk mengakses API. Penyedia Solusi Bisnis Anda akan mengajarkan Anda proses verifikasi bisnis di Facebook Business Manager.

Langkah 4: Siapkan Profil Bisnis WhatsApp
Ketika akses API Anda disetujui, buat profil bisnis Anda dengan:

• Nama Bisnis (ini tidak dapat diubah nanti)
• Foto Profil (logo atau identitas merek)
• Deskripsi bisnis
• Contact Details
• Jam beroperasi

Langkah 5: Kunci API dan Integrasi

Kemudian, saat mengatur profil bisnis, penyedia membagikan kredensial API untuk memungkinkan integrasi dengan alat dukungan pelanggan, chatbot, dan sistem otomasi pemasaran.

Kasus Penggunaan Utama WhatsApp Business API untuk Agensi PR

Jelajahi detail penggunaan WhatsApp Business API dalam berbagai kasus penggunaan departemen PR.

1. Hubungan Media

Seseorang dapat langsung mengirimkan kertas posisi ke media dengan menggunakan WhatsApp Business API. Informasi dapat didistribusikan secara bersamaan ke banyak jurnalis dan outlet media melalui satu platform dengan bantuan Penyiaran WhatsApp Daftar. Misalnya, sebuah makalah posisi tentang topik penting dapat ditulis dan didistribusikan langsung kepada jurnalis terkait, memastikan bahwa mereka menerima informasi yang tepat waktu dan benar.

2. Mengelola publisitas

Bisnis dapat menggunakan WhatsApp untuk mengirim pesan multimedia promosi yang mencakup teks, foto, video, dan dokumen. Informasi dapat disebarkan dengan cepat ke media dan sebagai hasilnya, informasi tersebut dapat diketahui publik. Misalnya, WhatsApp dapat digunakan untuk mengirim siaran pers ke outlet media dan jurnalis. Mereka menerima informasi tepat waktu yang dapat dikirimkan melalui satu tombol.

3. Membuat Materi Perjalanan

Melalui WhatsApp, agensi PR dapat membagikan brosur, panduan wisata, peta, dan banyak lagi kepada para tamu. Dengan begitu, Anda dapat menghemat waktu dan juga menawarkan pengalaman yang sesuai dengan keinginan mereka. Misalnya, Maps dapat digunakan untuk dikirimkan kepada para tamu melalui WhatsApp dalam panduan wisata. Hal ini akan membuat perjalanan menjadi lebih efisien bagi para pelanggan.

4. Publikasi

WhatsApp berfungsi sebagai media bagi agensi hubungan masyarakat untuk mengirim dan menerima pesan dengan mudah dan cepat. WhatsApp dapat berisi rincian acara penting.

5. Pengumuman Acara

Memperkenalkan acara mendatang, produk atau layanan baru kepada audiens Anda dapat dibagikan kepada orang lain melalui pesan WhatsApp.

6. Koordinasi konferensi media

Dengan dasbor terpusat, Anda dapat mengirim undangan konferensi media dan pembaruan kepada pengguna melalui WhatsApp. Agensi PR melihat peningkatan keterlibatan dan koordinasi yang disederhanakan. Misalnya, saat mengirim undangan konferensi media melalui WhatsApp, jurnalis dapat menerima undangan di WhatsApp dan memverifikasi partisipasi mereka dalam acara tersebut.

7. Hubungan Tamu

WhatsApp Business API memungkinkan tamu untuk mengirim pesan selamat datang, agenda perjalanan, dan detail lainnya dengan mudah. ​​Aplikasi ini menawarkan pengalaman yang langsung dan sesuai keinginan. Misalnya, saat tamu penting disambut, mereka dapat membagikan pesan ucapan selamat dan rencana perjalanan di WhatsApp secara langsung. Detail yang tepat pada waktu yang tepat akan menciptakan citra yang penting.

8. Promosi Pemasaran

Agensi PR memiliki kemampuan untuk berbagi informasi mengenai produk dan layanan baru dengan balasan cepat di WhatsApp. Perusahaan dapat mempromosikan produk mereka melalui gambar, video, dan teks. Peserta akan bertambah dengan mengirimkan detail pameran dan acara yang diadakan melalui WhatsApp.

9. Tugas Lainnya

Dengan menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi secara rutin dengan anggota staf melalui pembaruan tim, pengumuman penting, dan pesan yang inspiratif, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Hal ini memudahkan hubungan yang akrab di antara mereka. 

Dengan menggunakan WhatsApp, departemen lain dapat menerima layanan humas yang dibutuhkan, termasuk gambar, video, dan konten lainnya. WhatsApp memungkinkan pengiriman cepat gambar dan video yang diambil selama acara penting ke departemen terkait.

Contoh Pesan WhatsApp Business API untuk Agensi PR

Kami telah menyusun beberapa contoh pesan kreatif untuk Hubungan Masyarakat yang dibagikan di WhatsApp.

1. Pengumuman Siaran Pers
   “Halo [Nama Jurnalis], kami ingin menyampaikan pengumuman penting dari [Nama Perusahaan]. Berikut siaran pers terbaru kami: [Link]. Hubungi kami untuk mengetahui informasi lebih lanjut!”
2. Undangan Acara
   “Hai [Nama], kami menjadwalkan [Nama Acara] pada [Tanggal] di [Lokasi]. Kami akan sangat senang jika Anda bergabung! RSVP di sini: [Link].”
3. Promosi Media
   “Hai [Nama Jurnalis], saya harap Anda menikmati hari yang menyenangkan! Saya ingin berbagi ide cerita eksklusif tentang [Topik]. Beri tahu saya jika Anda ingin menjadi bagian darinya.”
4. Komunikasi Krisis
   “Yang terhormat [Nama Pemangku Kepentingan], kami mengetahui situasi terkini terkait [Masalah]. Berikut pernyataan resmi kami: [Link]. Silakan hubungi kami untuk klarifikasi.”

Manfaat WhatsApp Business API untuk Agensi PR

Agensi PR menggunakan WhatsApp Business API untuk memperoleh berbagai manfaat bagi agensi mereka.

1. Komunikasi instan

Dengan menggunakan WhatsApp Business API, organisasi pemerintah memiliki kemampuan untuk mengirim atau menjadwalkan pesan dengan segera. Manfaatnya adalah menghemat waktu dan membuat interaksi lebih lancar.

2. Balasan otomatis

Otomatisasi WhatsApp Dilengkapi dengan paket integrasi WhatsApp Business API. Perusahaan dapat mengotomatiskan chatbot untuk mengirim balasan secara instan setiap kali pelanggan mengajukan pertanyaan. Fitur ini meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Dukungan multimedia

Berbeda dengan alat pengiriman pesan lainnya, WhatsApp memungkinkan pengiriman pesan, termasuk teks, video, gambar, dokumen, dll. Hal ini membuat percakapan lebih menarik dan kreatif untuk menarik perhatian audiens. Agensi dapat menggunakan pesan yang telah ditulis sebelumnya Templat pesan WhatsApp daripada menulis pesan setiap waktu.

4. Pengalaman yang dipersonalisasi

Dapatkan pengalaman khusus dengan berkomunikasi di WhatsApp, yang mampu menciptakan sistem kontak yang lebih baik.5. Pelacakan dan Analisis

Agensi seperti Humas dapat dengan mudah melacak dan menganalisis pesan yang dikirim melalui WhatsApp Business API. Hal ini secara efektif meningkatkan sistem komunikasi mereka dan membuat kemajuan yang diperlukan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Q1. Bagaimana cara menggunakan WhatsApp Business API untuk agensi PR?

A. Untuk menggunakan WhatsApp Business API bagi agensi PR, Anda harus mengajukan permohonan API terlebih dahulu, memilih penyedia solusi WhatsApp, dan menyiapkan akun bisnis. Integrasikan API dengan perangkat lunak Anda untuk memulai komunikasi dengan karyawan Anda.

Q2. Apakah API WhatsApp Business gratis untuk digunakan?

A. WhatsApp Business API sendiri gratis untuk digunakan. Namun, karena adanya biaya pengiriman pesan dan biaya penyedia layanan berdasarkan volume pesan, Anda mungkin akan dikenai biaya untuk API tersebut.

Q3. Tips apa yang perlu diperhatikan untuk WhatsApp Business API?

A. Beberapa kiat WhatsApp Business API adalah: buat pesan tetap ringkas dan relevan bagi pengguna. Manfaatkan templat untuk pertanyaan dan pemberitahuan. Pastikan untuk membalas pelanggan tepat waktu dan personalisasikan komunikasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Q4. Bisakah kami menambahkan tombol CTA ke pesan WhatsApp yang dikirim oleh agensi PR?

A. Ya, tombol CTA WhatsApp memungkinkan agensi PR untuk menambahkan komponen kreatif ke dalam pesan. Tombol ini memungkinkan pengguna untuk melakukan tindakan tertentu, seperti menelepon nomor atau mengunjungi situs web mereka.

Q5. Bisakah agensi PR mengirim pesan khusus kepada pengguna?

A. Ya, melalui WhatsApp, agensi dapat mengirim pesan khusus untuk mencapai pengalaman khusus dengan berkomunikasi di WhatsApp.

Kesimpulan  

Dengan memanfaatkan alat WhatsApp Business API yang efektif untuk agensi hubungan masyarakat, mereka dapat mempercepat pekerjaan dua hingga tiga kali lipat. Alat ini tidak hanya membantu mengelola hubungan yang lebih baik dengan publik. Namun, juga meningkatkan kualitas dan efektivitas interaksi. 

Dengan batasan tradisional, WhatsApp Business API telah muncul sebagai fitur percakapan yang kuat. Fitur ini membawa pekerjaan perusahaan PR ke tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu, gunakan layanan yang efisien untuk perusahaan Anda. Layanan ini tidak hanya meningkatkan citra agensi tetapi juga meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Layanan ini membantu meningkatkan komunikasi dan meningkatkan kepercayaan serta pemahaman antara publik dan bisnis.