Cara Menggunakan WhatsApp Business untuk Layanan Dukungan Pelanggan

Layanan dukungan WhatsApp untuk pelanggan memberi wewenang kepada tim Anda untuk memberikan dukungan yang lebih baik kepada klien saat mereka membutuhkannya. WhatsApp telah mengembangkan platformnya menjadi platform online global melalui wawasan pelanggan tertentu di masa-masa sebelumnya.

Platform komunikasi cepat lainnya adalah satu-satunya yang membantu pelanggannya dalam kehidupan sehari-hari, dan tanggung jawabnya semakin besar. Jadi, WhatsApp mulai memperluas platformnya untuk mendukung pelanggan di banyak industri. Banyak organisasi sudah mulai menggunakan WhatsApp sebagai layanan dukungan pelanggan guna meningkatkan pertumbuhan bisnis mereka.

Jika Anda menggunakan WhatsApp untuk layanan dukungan pelanggan, Anda mungkin memerlukan akun WhatsApp Business. Ada dua jenis akun WhatsApp: aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan menguraikan manfaat menggunakan WhatsApp untuk dukungan pelanggan. Anda akan mempelajari dasar-dasar penggunaan WhatsApp dan praktik terbaik untuk menyediakan dukungan pelanggan melalui WhatsApp.

Ini belum semuanya; kami juga akan menyertakan beberapa contoh sukses tentang bagaimana industri menggunakan WhatsApp untuk layanan pelanggan di seluruh dunia.

Apa itu WhatsApp untuk Dukungan Pelanggan?

Dukungan WhatsApp untuk pelanggan merupakan bagian integral dari strategi layanan pelanggan sosial bisnis mana pun. Industri yang menerapkan WhatsApp untuk layanan pelanggan menyediakan segalanya mulai dari pembaruan pesanan sederhana hingga petualangan belanja pribadi yang disesuaikan.

Untuk pengalaman dukungan pelanggan, WhatsApp adalah saluran berharga untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan pelanggan melalui saluran yang sudah mereka gunakan, percayai, dan ketahui.

Dengan basis pengguna yang luas, kemampuan multimedia, dan fungsi perpesanan cepat, WhatsApp memberi perusahaan peluang unik dan kuat untuk menawarkan dukungan pelanggan yang disesuaikan dan memadai. Rata-rata pengguna WhatsApp menghabiskan sekitar 40 menit per hari untuk menggunakannya, yang memberikan peluang besar bagi perusahaan untuk memperluas basis pelanggan mereka.

Karena perbedaan tersebut, komunikasi WhatsApp berjalan cepat, menawarkan pertanyaan untuk diselesaikan dengan cepat. Tim dukungan juga dapat mengenali kontak berdasarkan nomor kontak mereka dan mengakses riwayat percakapan di jalur yang sama, sehingga memungkinkan dukungan yang dipersonalisasi untuk semua orang.

6 Manfaat Menggunakan WhatsApp untuk Dukungan Pelanggan

Misalkan Anda sedang mencari solusi plug-and-play yang akan membantu Anda melayani pelanggan dengan lebih baik dan cepat. Getgab' alat otomatisasi dukungan pelanggan adalah solusi sempurna.

Layanan dukungan pelanggan Getgabs bekerja secara efektif dengan API WhatsApp Bisnis. Untuk menangani volume pelanggan yang besar, berbagai agen dukungan pelanggan mungkin menggunakan WhatsApp yang sama untuk akun bisnis.

Menggunakan WhatsApp untuk dukungan pelanggan memberikan berbagai manfaat bagi pengguna bisnis:

1. Menyelesaikan kebutuhan dukungan

Dukungan pelanggan percakapan di WhatsApp memungkinkan Anda memberikan bantuan kepada pelanggan kapan pun mereka membutuhkannya. Bisnis dapat mengoptimalkan alur percakapan yang telah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan pengembalian dan pengembalian dana, penjadwalan ulang/pembatalan, manajemen kueri, dan pembaruan akun atau transaksi. Selain itu, pengumpulan ulasan, pengingat pembayaran, dan penilaian loyalitas dapat dilakukan melalui Otomatisasi bisnis WhatsApp.

2. Menurunkan biaya dan meningkatkan CSAT

WhatsApp untuk dukungan pelanggan adalah metode efektif yang digunakan oleh bisnis untuk menawarkan dukungan pelanggan. Mereka tidak perlu berinvestasi pada infrastruktur pusat panggilan yang mahal atau mempekerjakan tim tambahan untuk menangani pertanyaan pelanggan. Melalui model layanan mandiri, perusahaan dapat mengotomatisasi lebih dari itu 80% interaksi pelanggan, menawarkan mereka a 20% CSAT (Skor Kepuasan Pelanggan) yang lebih tinggi dengan penjelasan pertama kali.

3. Dukungan agen AI Chatbot

WhatsApp untuk dukungan pelanggan dapat dengan mudah diotomatisasi dengan penggunaan AI chatbot WhatsApp dukungan agen bahkan setelah jam kerja. Masalah yang sederhana dan kompleks dapat diselesaikan dengan bot-to-agent dan agent-to-bot yang lancar serta mengatasi masalah yang rumit.

4. Dukungan yang disesuaikan

WhatsApp memungkinkan mereka untuk menyesuaikan komunikasi mereka dengan pelanggan. Mereka dapat menggunakan nama pelanggan dan riwayat percakapan masa lalu untuk memberikan pengalaman dukungan yang lebih personal dan lancar, yang akan membantu mereka mengembangkan hubungan yang kuat dengan konsumen.

5. Menawarkan komunikasi multimedia yang kaya

Bisnis yang menggunakan fitur multimedia WhatsApp dapat memberikan pengalaman dukungan yang lebih baik dan lebih personal. Beberapa kekhawatiran klien mungkin memerlukan demonstrasi visual atau panduan langkah demi langkah agar berhasil mengatasi kesulitan. Bisnis dapat menggunakan fitur multimedia WhatsApp untuk mengirimkan foto atau video dengan mudah yang membantu konsumen melalui proses pemecahan masalah atau memberikan penjelasan visual.

6. Keterlibatan Lebih Baik

WhatsApp memberikan pengalaman yang lebih menarik bagi pelanggan. Mereka dapat menyumbangkan teks, foto, dan video, yang memberikan konteks pada pertanyaan mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memahami masalah pelanggan dengan lebih baik dan menawarkan solusi yang lebih efektif.

Cara Menggunakan WhatsApp untuk Layanan Dukungan Pelanggan

Dukungan WhatsApp untuk pelanggan memungkinkan Anda menawarkan panduan instan dan khusus kepada klien Anda dengan mudah. Kami menjelaskan cara Anda dapat meningkatkan penyampaian dukungan pelanggan Anda.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan WhatsApp untuk dukungan pelanggan-

1. Mulai akun Bisnis

Jika perusahaan Anda belum memiliki akun Bisnis, Anda harus membuat akun WhatsApp Business. Instal aplikasi WhatsApp Business langsung dari Play Store dan buat profil Anda menggunakan nomor bisnis Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan sistem Anda melalui aplikasi desktop WhatsApp Business.

2. Siapkan profil Bisnis

Anda dapat menambahkan detail bisnis Anda, seperti nama, deskripsi, katalog produk, kategori, situs web, dan jam kerja, ke profil WhatsApp Anda. Detail bisnis yang lengkap membantu pelanggan menghubungi Anda dengan cepat dan membangun kredibilitas dengan mereka.

3. Menawarkan pesan ucapan otomatis

Anda dapat membuat pengaturan pesan ucapan otomatis di WhatsApp Business Anda setiap kali pelanggan mengirimi Anda pesan untuk pertama kalinya. Pesannya harus menyapa atau menyambut mereka, mengetahui pelanggan bahwa mereka telah menghubungi jendela dukungan pelanggan.

4. Gunakan balasan cepat

Untuk dukungan pelanggan, WhatsApp menawarkan untuk membuat balasan cepat untuk pertanyaan umum atau pertanyaan yang sering diajukan. Ini dapat diakses dengan menulis pintasan atau kata kunci yang ditentukan. Ini akan menghemat waktu dan tenaga dalam menjawab pertanyaan umum yang diajukan setiap saat.

5. Singkirkan pesan

Saat perusahaan sedang di luar jam kerja atau tutup, Anda dapat mengaktifkan pesan di luar jam kerja untuk memberi tahu mereka bahwa Anda tidak bisa hadir saat ini. Bisnis juga dapat memberikan perkiraan waktu untuk terhubung dengan pelanggan atau kapan klien dapat mengharapkan tanggapan.

6. Kaitkan WhatsApp dengan alat dukungan pelanggan

Berdasarkan ukuran bisnis dan volume pertanyaan pelanggan, WhatsApp dapat dikaitkan dengan alat layanan pelanggan seperti sistem CRM atau perangkat lunak jendela meja bantuan. Integrasi tersebut menawarkan untuk memfasilitasi data pelanggan dan keterlibatan di berbagai platform.

7. Tambahkan widget obrolan WhatsApp ke situs web

Mengintegrasikan Widget obrolan WhatsApp di situs web bisnis Anda adalah cara paling efektif untuk memberikan dukungan pelanggan kapan saja. Soroti pentingnya widget dalam menciptakan pengalaman yang disesuaikan, mengelola sentuhan profesional, dan meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan.

8. Gunakan templat pesan untuk melakukan tindak lanjut

Menerapkan templat pesan WhatsApp dapat membuka kembali jendela perpesanan WhatsApp, sehingga agen dapat menindaklanjuti keluhan dan pertanyaan pelanggan di luar jam kerja. Tidak seperti alat lainnya, Getgabs memungkinkan Anda menyinkronkan, mengembangkan, dan mengirim templat WhatsApp untuk dukungan pelanggan dengan segera.

9. Gunakan otomatisasi Obrolan untuk menjawab FAQ dan mengeskalasi kasus

Melalui otomatisasi obrolan Getgabs, bisnis dapat menyiapkan menu multi-pilihan WhatsApp yang menawarkan solusi atas pertanyaan umum. Hal ini mengurangi jumlah agen pelanggan sehingga mereka dapat fokus pada urusan rumit lainnya.

10. Sertakan multimedia untuk kejelasan

Memungkinkan pelanggan untuk berbagi gambar, video, atau file dokumen untuk menguraikan masalah dengan lebih baik. Demikian pula, menggunakan multimedia untuk memberikan panduan atau visual untuk memberikan instruksi kepada pelanggan secara efektif.

Contoh Layanan Pelanggan WhatsApp Khusus Industri

Metode dukungan dan keterlibatan pelanggan bervariasi dari satu industri ke industri lainnya. Berikut adalah contoh deskriptif dukungan tim WhatsApp khusus industri di bawah ini.

1. Peduli Kesehatan

WhatsApp untuk Layanan Kesehatan industri untuk dukungan pelanggan menawarkan layanan berikut:

• Pemesanan janji temu- Staf medis dan rumah sakit dapat memberi pasien kesempatan untuk membuat janji temu melalui WhatsApp, berbagi pengingat dan rincian lokasi.
• Tips dan saran kesehatan- Tenaga kesehatan profesional dapat meneruskan tip dan saran, instruksi diet, dan rekomendasi olahraga melalui siaran WhatsApp atau grup obrolan.
• Isi ulang resep- Pasien dapat meminta isi ulang resep dan rincian pengobatan melalui komunikasi yang aman, pribadi, dan terjamin dengan penyedia layanan kesehatan.

2. Makanan dan minuman

• Pengaturan pesanan- WhatsApp untuk restoran dan kafe memungkinkan mereka menerima pesanan secara online, menawarkan kepada pengguna menu terperinci, pemesanan pesanan, dan konfirmasi.
• Reservasi meja- Konsumen dapat memesan meja sebelum check-in untuk layanan makan di tempat dengan WhatsApp, yang memastikan pengalaman bersantai.
• Pertanyaan katering- Industri dapat mengelola pesanan dan pemesanan katering dengan WhatsApp, dengan berbagai pilihan menu dan deskripsi acara.

3 E-niaga

• Pemberitahuan status pesanan- WhatsApp untuk E-niaga digunakan untuk memberikan pembaruan kepada pelanggan mulai dari pembelian hingga pengiriman termasuk tautan pelacakan, konfirmasi pesanan, dan pemberitahuan pengiriman.
• Saran produk- Dengan mengetahui minat dan riwayat penjelajahan pelanggan, perusahaan dapat mengirimi mereka saran produk yang relevan di WhatsApp, sehingga meningkatkan peluang untuk melakukan upselling dan cross-selling.
• Pengembalian dana dan pengembalian- klien dapat memulai permintaan pengembalian dan pengembalian dana melalui WhatsApp. Tim dukungan dapat memandu mereka melalui langkah-langkah tersebut, menawarkan panduan dan label pengiriman.

4. otomotif

• Pemesanan layanan- Dealer mobil dan penyedia layanan dapat membuat janji temu dan berbagi pengingat perawatan kendaraan melalui WhatsApp.
• Permintaan test drive- Klien dapat menanyakan tentang test ride dan menjadwalkan janji temu dengan WhatsApp untuk menyederhanakan prosesnya.
• Dukungan kendaraan- WhatsApp untuk otomotif perusahaan memungkinkan mereka memandu konsumen untuk masalah terkait kendaraan seperti dukungan teknis dan pemecahan masalah.

5. Telekomunikasi

• Rencanakan langganan dan pembaruan- Dengan WhatsApp, klien dapat menanyakan tentang berbagai paket seluler, paket data, dan pembaruan perangkat.
• Panduan pemecahan masalah- Industri telekomunikasi dapat memberikan dukungan teknis untuk masalah jaringan, pengaturan perangkat, dan masalah konektivitas dengan WhatsApp.
• Pertanyaan tagihan dan pembayaran- Klien dapat memeriksa rincian penagihan dan pembayaran mereka, menyelesaikan tagihan, dan kirim faktur di WhatsApp.

6. Layanan keuangan

• Manajemen akun pelanggan- Bank dapat memandu nasabah untuk menanyakan saldo, riwayat transaksi, dan masalah atau informasi terkait akun di WhatsApp.
• Permohonan pinjaman- Perusahaan keuangan dapat membantu klien dalam langkah-langkah pengajuan pinjaman, mengumpulkan dokumen yang diperlukan melalui WhatsApp.
• Peningkatan investasi- Perusahaan investasi dapat berbagi pembaruan khusus atau rincian portofolio dengan pelanggan melalui WhatsApp.

7. Perhotelan dan perjalanan

• Layanan pramutamu- WhatsApp untuk perjalanan dan agen hotel menawarkan layanan pramutamu, karena klien dapat menanyakan tentang minat lokal, saran restoran, dan paket wisata.
• Pemberitahuan penerbangan- Airways juga dapat menerapkan WhatsApp untuk memberikan pembaruan status penerbangan, pengingat boarding pass, dan perubahan gerbang.
• Reservasi hotel- Klien dapat menggunakan WhatsApp untuk hotel untuk membuat reservasi atau mengubah detail pemesanan. Agen dukungan dapat dengan cepat mengonfirmasi dan mengirimkan informasi pemesanan.

8. Pendidikan

• Informasi kursus- Organisasi pendidikan bahkan dapat menawarkan informasi kursus, silabus, dan rincian dokumen penerimaan dengan WhatsApp.
• Ruang kelas virtual- WhatsApp untuk pendidikan memungkinkan guru menjadwalkan kelas online dan mengirimkan materi pelajaran kepada siswa secara online.
• Percakapan orang tua-guru- Sekolah dapat menyederhanakan percakapan antara orang tua dan guru terkait perkembangan dan perkembangan siswa.

Tanya Jawab Umum (FAQ)

Q1. Apakah perusahaan menawarkan layanan pelanggan di WhatsApp?

A. Ya, di dunia digital yang serba cepat, perusahaan menggunakan WhatsApp sebagai dukungan pelanggan untuk menawarkan bantuan yang disesuaikan dan real-time.

Q2. Bagaimana langkah-langkah untuk menghubungi layanan pelanggan WhatsApp?

A. Langkah-langkah untuk menghubungi dukungan pelanggan WhatsApp melalui pusat bantuan dalam aplikasinya. Anda bisa mendapatkannya dengan menavigasi ke “Pengaturan>Bantuan>atau hubungi kami ” di WhatsApp.

Q3. Apakah WhatsApp menawarkan dukungan obrolan langsung?

A. Dengan mengintegrasikan WhatsApp Business API, bisnis dapat menerapkan dukungan obrolan langsung, yang tidak ditawarkan oleh WhatsApp sendiri.

Q4. Apa saja alat WhatsApp untuk dukungan pelanggan?

A. Alat WhatsApp digunakan untuk dukungan pelanggan, mengintegrasikan chatbot, balasan otomatis, dan templat pesan untuk mengelola pertanyaan, memberikan respons cepat, dan menyederhanakan keterlibatan pelanggan.

Q5. Mengapa menggunakan WhatsApp untuk dukungan pelanggan?

A. Dengan basis pengguna yang luas, kemampuan multimedia, dan fungsi perpesanan cepat, WhatsApp memberi perusahaan peluang unik dan kuat untuk menawarkan dukungan pelanggan yang dapat disesuaikan dan praktis.

Q6. Bisakah kita menggunakan templat pesan untuk dukungan pelanggan?

A. Ya, kami dapat menerapkan templat pesan WhatsApp untuk layanan pelanggan yang dapat membuka kembali jendela pengiriman pesan WhatsApp, sehingga agen dapat menindaklanjuti keluhan dan pertanyaan pelanggan di luar jam kerja.

Kesimpulan

Dengan mengadopsi WhatsApp untuk dukungan pelanggan, perusahaan dapat memperoleh hubungan yang lebih kuat dengan klien, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membawa pertumbuhan bisnis. Mengenali dukungan pelanggan yang luar biasa tidak hanya sekedar menawarkan panduan tentang mengembangkan hubungan yang bermakna, meningkatkan kepercayaan, dan memberikan pengalaman yang meninggalkan kesan mendalam.

Kemudian WhatsApp, saluran dukungan pelanggan yang penting, mengembangkan fitur-fiturnya dan berupaya menciptakan hubungan yang solid dengan pelanggan, yang membawa pertumbuhan di era digital. Getgabs adalah mitra WhatsApp tepercaya untuk kebutuhan percakapan, memungkinkan kami membuat platform terbaik untuk dukungan pelanggan dan CSAT.