Balasan Otomatis Gmail: Bagaimana Cara Mengaturnya?

Balasan Otomatis Gmail merespons pelanggan atau orang yang Anda kenal secara otomatis oleh sistem ketika Anda tidak dapat meresponsnya. Jika Anda ingin berkomunikasi dengan seseorang seperti klien, teman, kolega, dan keluarga Anda melalui email daripada mengirim pesan melalui teks atau panggilan.  

Anda mungkin merasa terbantu jika klien menjawabnya tepat waktu sesuai pesan mereka. Orang-orang yang Anda ajak berkomunikasi bergantung pada respons cepat Anda. 

Oleh karena itu, pada beberapa kesempatan khusus ketika Anda meluangkan lebih banyak waktu untuk membalasnya, pesan tersebut mungkin mulai mengirimi Anda beberapa pesan tambahan, berpikir untuk menerima pesan pertama. Kadang-kadang, banyak sekali pesan yang membuat Anda kewalahan.

Namun, Balasan Otomatis Gmail dapat membantu Anda dalam kasus seperti itu dengan secara otomatis mengirimkan tanggapan kepada pelanggan setiap kali mereka mengirim email kepada Anda. Balasan Otomatis Gmail adalah sejenis fitur Email yang merupakan alat yang berguna. Balasan Otomatis Gmail mengirimkan respons langsung kepada mereka yang mengirimi Anda pesan saat Anda tidak ada.

Balasan Otomatis Gmail mengubah pesan yang Anda terima tetapi Anda tidak dapat membalasnya nanti. Di blog ini, kami akan menunjukkan cara mengatur Balasan Otomatis Gmail (disebut sebagai penjawab liburan). Akun Gmail Anda menyelami serangkaian tips dan trik yang berguna bagi Anda seefektif mungkin. Tergantung pada situasi yang Anda hadapi.

Cara Membuat Respons Terekam Untuk Balasan Otomatis Gmail

Untuk menyiapkan Balasan Otomatis Gmail bagi pelanggan yang ingin mendapatkan tanggapan Anda saat mereka memulai percakapan apa pun. Nah, jika Anda menggunakan Gmail dalam hal ini. Anda dapat mengatur Balasan Otomatis Gmail untuk memicu respons template tertentu bergantung pada konten email yang Anda terima. Ini membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memeriksa pesan dan mengetahui apa yang paling penting. 

Untuk mengingat hal tersebut, berikut adalah langkah-langkah atau pedoman untuk menyiapkan Balasan Otomatis Gmail dengan contoh bagaimana Anda dapat memanfaatkan fitur berguna ini sebaik-baiknya dalam bisnis Anda. 

Sebelum menyiapkan Balasan Otomatis Gmail dengan respons pemindai, Anda harus menyiapkan pesan agar bertindak seperti balasan otomatis. 

1. Buka browser sistem operasi apa pun dan ikuti tautannya https://mail.google.com/mail, kemudian tekan ikon roda gigi dan pilih 'Pengaturan':



2. Untuk mengaktifkan templat respons terekam, Anda perlu mengetuk 'Lanjutan' di menu:

Catatan: Anda harus ingat untuk mengklik simpan perubahan di bagian bawah layar jika tidak, perubahan tidak akan disimpan.

3. Setelah “Respon Terekam” diaktifkan, kini Anda dapat membuat email baru dengan mengklik ikon “Tulis” di pojok kiri atas dan memasukkan pesan yang ingin Anda kirim secara instan. Setelah selesai, pilih salah satu opsi email dengan mengklik tiga titik di kotak email. Di bagian “Tanggapan terekam”, pilih “Respon terprogram baru”

4. Nanti, Anda dapat memberi nama pesan template kalengan Anda ketika sebuah jendela muncul. Tulis nama dan pilih 'OK':

Cara Mengatur Balasan Otomatis Gmail Dengan Respons Terekam

Anda siap menggunakan templat email tanggapan otomatis sebagai jawaban otomatis untuk email tertentu setelah Anda menyimpannya sebagai tanggapan terekam.

Langkah 1: Klik ikon roda gigi sekali lagi dan pilih “Pengaturan” lagi.

Langkah 2: Kali ini, klik item menu berlabel “Filter dan Alamat yang Diblokir.” Memilih “Buat filter baru”:

Langkah 3: Pilih aturan yang ingin Anda gunakan untuk filter Gmail di jendela berikutnya yang muncul. Anda dapat memilih untuk menyertakan email dengan alamat “Dari” tertentu, subjek tertentu, atau email dengan (atau tanpa) istilah tertentu. Setelah selesai, pilih “Buat filter”:

Langkah 4: Pilih tanggapan terekam yang Anda buat di kotak “Kirim tanggapan terekam” di layar berikut.

Langkah 5. Setelah Anda mengklik “Buat Filter,” Anda sudah selesai. Sekarang Anda telah mengonfigurasi balasan otomatis di Gmail, selamat.

Ingatlah bahwa tanggapan tertulis tidak akan dikirim ke email yang diterima sebelumnya, namun akan dikirim ke email berikutnya yang memenuhi parameter filter.

Kirim Balasan Otomatis Saat Anda Di Luar Kantor 

Apakah Anda ingin mengirimkan Balasan Otomatis Gmail ke pelanggan Anda? Misalkan Anda sedang berlibur bersama keluarga atau Anda tidak memiliki akses reguler ke email, dalam skenario seperti itu, Anda dapat mengirim email otomatis untuk menghubungi mereka akan sangat membantu. Alat semacam ini disebut Vacation Responder di Gmail. 

Di Desktop dan seluler Anda dapat menyiapkan pesan otomatis ini di Gmail. Selain itu, Anda juga dapat membagikan status tidak berada di kantor kepada orang lain. Saat Anda sedang berlibur bersama teman, siapkan penjawab liburan Gmail. Gmail memiliki pengaturan pengiriman Balasan Otomatis Gmail pada tengah malam pada tanggal mulai dan berhenti mengirimkan balasan otomatis pada pukul 11:59 pada tanggal akhir.

Saat penjawab kala libur diaktifkan dan seseorang mengirimi Anda email, Balasan Otomatis Gmail akan mengirimkan template pesan otomatis ke pengirim hanya satu kali. Jika pelanggan atau siapa pun mengirimi Anda email lagi setelah beberapa hari, mereka akan dapat melihat respons liburan lebih dari satu kali. 

Jika Anda mengubah respons liburan Anda, pengirim akan mengirimi Anda email lagi. Pesan yang dikirim ke pelanggan Anda dan pesan yang dikirim ke folder spam tidak akan mendapat respons liburan otomatis. 

Berikut adalah instruksi untuk mengatur Balasan Otomatis Gmail di desktop dan seluler. 

Cara Mengatur Balasan Otomatis Pesan Di Luar Kantor Gmail Di Desktop

Anda dapat mengatur Gmail Auto Reply out-of-message di Desktop dengan mengikuti petunjuk berikut:

1. Buka akun Gmail Anda dan masuk ke dalamnya jika Anda keluar.
2. Setelah Anda masuk ke akun Gmail Anda, Anda akan melihat ikon pengaturan di sudut kanan atas layar desktop. Klik untuk melihat semua pengaturan.



3. Masuk ke bagian penjawab liburan dengan menggulir ke bawah. Di samping penjawab kala libur klik lingkaran.
4. Atur tanggal mulai dan tanggal akhir dengan mengklik kotak masing-masing dan dari kalender drop-down pilih tanggal. Untuk informasi atau detail yang ingin Anda sampaikan, isikan pada bagian pesan.
5. Untuk mengirimkan respons liburan ke kontak Anda saja, Anda dapat mengklik kotak di samping hanya mengirim respons ke kontak saya.
6. Setelah semuanya selesai, ketuk simpan perubahan.

Anda siap menggunakan Balasan Otomatis Gmail untuk pesan di luar kantor pada versi desktop. Sekarang mari kita beralih ke pembahasan petunjuk pengaturan di perangkat seluler.

Cara Mengatur Balasan Otomatis Pesan Di Luar Kantor Gmail Di Ponsel

1. Luncurkan aplikasi Gmail di ponsel cerdas Anda.
2. Klik pada tiga ikon garis horizontal di sudut kiri atas layar perangkat. Tekan pada pengaturan untuk turun.
3. Nanti, tekan alamat email Anda, lalu klik penjawab liburan ke layar berikutnya.
4. Untuk mengaktifkan penjawab kala libur, geser tombolnya.
5. Pilih tanggal mulai dan selesai, lalu ubah topik dan isi pesan.
6. Penggeser di samping “Kirim secara eksklusif ke Kontak saya” harus diketuk jika Anda hanya ingin kontak Anda mendapatkan tanggapan liburan Anda.
7. Ketuk Simpan setelah selesai.

Cara Mencari Dan Membagikan Status Balasan Otomatis Gmail Anda Di Luar Kantor

Untuk menemukan dan menelusuri status Balasan Otomatis Gmail Anda di luar kantor, prosesnya sama untuk versi seluler dan desktop. Untuk berbagi status di luar kantor dengan kontak Anda, berbagi kalender Google diperlukan untuk membuat acara di luar kantor. 

Aktivitas di luar kantor harus berlangsung sepanjang hari atau setidaknya melewati jam kerja biasa.

Saat Anda menulis email kepada seseorang yang sedang tidak berada di kantor, Balasan Otomatis Gmail akan menampilkan status tidak di kantor. Anda tetap dapat mengirim email meskipun demikian. Status di luar kantor Anda hanya akan terlihat oleh mereka yang diizinkan melihat acara di luar kantor Anda.

Contoh Balasan Otomatis Gmail 

Untuk bisnis bergantung pada tujuan penggunaan dan tujuannya, ada beberapa jenis Balasan Otomatis Gmail yang harus disiapkan. Contoh balasan otomatis yang digunakan di Gmail disebutkan di bawah ini:

• Layanan Pelanggan

Saat pelanggan membeli layanan dari Anda dan memiliki masalah terkait produk. Klien mengirimkan masalah melalui email atau meminta permintaan dukungan pelanggan. Pelanggan kemudian harus memainkan antrean ini dan menunggu permainan hingga jawaban atas pertanyaan mereka.

Hal ini menimbulkan pertanyaan:

Apa yang dapat Anda jawab kepada pelanggan ketika mereka mengalami keadaan darurat mengenai layanan mereka atau membuat mereka merasa penting?

Daripada menulis teks biasa “teks dukungan Anda adalah penerima”, Anda dapat mencoba pesan ini untuk sedikit membumbuinya. Lihat contoh ini:

Seperti yang dapat Anda lihat dari pesan di atas, pesan ini menambahkan sentuhan pribadi yang kuat. Pesan semacam ini menyapa pelanggan dengan menyebutkan namanya, memberi mereka garis waktu untuk masalah mereka, menunjukkan rasa terima kasih, dan bahkan memberikan sedikit humor. Oleh karena itu, melalui pesan ini pelanggan akan mengetahui apa yang diharapkan dan kapan. Mereka akan merasa santai karena masalah mereka akan diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu.

• Kontes/Pemberian

Contoh lain dari Balasan Otomatis Gmail adalah semacam kontes dan hadiah. Ketika seseorang mendaftar untuk kontes atau giveaway, mereka harus menjadi pemenang. Tidak semua orang bisa memenangkan hadiah utama. Namun menawarkan mereka kode diskon atau konten premium gratis membantu mereka memenangkan sesuatu. 

Lihatlah contoh untuk menyampaikan pesan kepada mereka:

Jenis pesan email ini terlihat seperti ditulis secara pribadi dibandingkan dengan pesan yang terlalu sarat grafis dan seperti iklan. Ini memberikan tautan khusus untuk mengiklankan produk perusahaan Anda serta di halaman media sosial atau cara untuk meneruskan entri kontes ke orang lain. 

• Konfirmasi pengiriman

Agar pelanggan Anda selalu mendapat informasi terbaru tentang pengiriman produk mereka, email atau pesan konfirmasi pengiriman mungkin sedikit membosankan. Mari kita lihat email pengiriman dan cara menulis serta mengirimkannya ke pelanggan.

Meskipun sebagian besar bisnis hanya mengirim email yang mengatakan “Barang Anda sedang dalam perjalanan”, jenis email konfirmasi pengiriman ini menonjol karena menyertakan diskusi ringan. Email ini melampaui upaya contoh balasan otomatis email layanan pelanggan untuk menambahkan humor sekaligus menyampaikan informasi penting seperti tanggal pengiriman. 

Email tersebut diakhiri dengan kuat dan memiliki sentuhan unik lainnya untuk meningkatkan minat pelanggan terhadap layanan Anda.

• Mencari Penawaran

Contoh Balasan Otomatis Gmail dapat mencakup pencarian penawaran ini. Jika Anda bekerja di industri jasa seperti fotografi pernikahan, perusahaan asuransi dan swasta terbatas, dll. Anda mungkin menerima banyak email untuk mendapatkan penawaran. Namun Anda tidak akan bisa langsung mendapatkannya. 

Namun Anda ingin membuat calon pelanggan merasa cukup unik sehingga mereka akan menunda pindah ke pesaing sampai Anda merespons.

Meskipun email ini mungkin agak panjang, email ini mencerminkan kepribadian pengirim dan memberikan sedikit sentuhan kepada calon pelanggan yang dapat membuat penantian penawaran menjadi lebih tertahankan. Beberapa faktor dapat menjadi pertimbangan.

• Penjawab Otomatis Liburan

Apakah Anda mengatur perjalanan? Anda harus mengkonfigurasi penjawab otomatis bisnis di akun Gmail Anda. Seperti yang Anda lihat, email balasan otomatis dapat digunakan dalam berbagai situasi dengan tetap mempertahankan sentuhan pribadi. 

Jika dilakukan secara efektif, mereka bahkan dapat mengajari audiens, prospek, atau kolega Anda untuk mengantisipasi waktu tunggu tertentu, memberi mereka informasi penting secara otomatis, atau sekadar mencerahkan hari mereka – sambil mengurangi tekanan pada kotak masuk Anda yang membengkak.

Lihat saja contoh di bawah ini untuk autoresponder liburan:

10 Trik Digunakan Untuk Balasan Otomatis

Berikut 10 tips dan trik yang bisa Anda gunakan untuk membuat fitur Auto Reply Gmail. Silakan lihat mereka.

Gunakan itu sepanjang waktu

Untuk menggunakan fitur penjawab liburan pada Gmail Auto Reply, Anda tidak perlu benar-benar sedang berlibur atau berada di luar kantor. Jika Anda tidak suka menanggapi email klien Anda, Anda dapat memilih untuk hanya melihatnya beberapa kali dalam seminggu. 

Jika demikian, Anda dapat mengizinkan mereka mengirimi Anda pesan untuk dibalas pada hari-hari tertentu. Hal ini membuat mereka mengharapkan tanggapan di kemudian hari.

Beri tahu orang-orang kapan Anda akan kembali

Anda mungkin ingin menentukan waktu dan tanggal kapan Anda akan kembali di area pesan balasan otomatis. Anda dapat menentukan di kotak Pesan, misalnya, bahwa Anda hanya akan berada di luar kantor hingga pukul 2. Atau, jika Anda mau, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda akan pergi hingga Rabu depan.

Memberikan tenggat waktu kepada orang-orang yang menunggu tanggapan Anda akan sangat membantu dan penuh perhatian.

Tambahkan kontak darurat

Jika orang yang mengirimi Anda email menginginkan tanggapan segera, Anda mungkin ingin menyertakan alamat email atau nomor telepon dalam pesan balasan otomatis. Anda dapat menambahkan detail kontak rekan kerja, misalnya jika Anda sedang pergi berlibur. (Pastikan Anda sudah memberi tahu rekan kerja yang mungkin menerima komunikasi Anda.)

Memahami kapan balasan otomatis mungkin tidak mengirim pesan

Saat Vacation Responder diaktifkan, siapa pun yang mengirimi Anda pesan akan mendapat tanggapan segera. Namun, jawab otomatis tidak akan merespons lagi jika orang yang sama mengirim pesan lain dalam waktu empat hari. Orang yang sama hanya menerima respons darinya setiap empat hari sekali (jika Vacation Responder Anda tetap aktif dan tidak diedit selama periode empat hari penuh).

Mengedit Balasan Otomatis Gmail

Selama fitur penjawab kala libur tetap aktif dan Anda memilih untuk mengedit atau memodifikasi pesan Balasan Otomatis Gmail, periode empat hari penjawab kala libur akan diatur ulang. Artinya setiap kali ada orang yang mengirimi Anda email, mereka akan menerima email baru setiap hari tanpa harus menunggu empat hari dari waktu lama untuk menerima balasan.

Pesan spam tidak menerima balasan otomatis

Di folder spam Anda, jika filter Gmail mengurutkan pesan tertentu, pesan tersebut tidak akan mendapat respons otomatis saat Anda mengaktifkan penjawab kala libur.

Konten yang berasal dari alamat milis tidak menerima Balasan Otomatis Gmail.

Di aplikasi Gmail, siapkan penjawab kala libur

Prosedur untuk mengaktifkan Vacation Responder dari aplikasi Gmail sama dengan prosedur yang telah kami bahas sebelumnya untuk menggunakan Gmail di browser web. Vacation Responder terletak di layar Pengaturan aplikasi, yang dapat Anda akses dengan mengetuk tiga garis vertikal di sudut kiri atas layar aplikasi Gmail.

Pindahkan tombol penggeser di aplikasi ke kanan untuk mengaktifkan Vacation Responder dan ke kiri untuk mematikannya.

Format teks dalam pesan

Pada fitur penjawab liburan, Anda dapat memformat pesan di kotak pesan seperti pesan email lainnya. Untuk format teks di kotak pesan, Anda dapat memilih jenis font tertentu, menyiapkan daftar berpoin, menambahkan gambar, menambahkan warna, menambahkan lampiran, atau menambahkan tautan.

Pesan disimpan

Untuk pertama kalinya, Anda membuat penjawab kala libur, dan pesan yang Anda masukkan ke dalam subjek dan kotak pesan akan dimasukkan sebelumnya untuk penggunaan berikutnya fitur ini. Proses ini mungkin memakan waktu beberapa minggu. 

Artinya, Anda dapat menyimpan konten yang sama dengan yang Anda gunakan terakhir kali menggunakan penjawab kala libur. Jika tidak, Anda dapat mengubah teks dan membuat pesan baru untuk skenario baru.

Minta agar pesan dikirim lagi

Saat Anda menerima ratusan email dalam seminggu biasa, Anda mungkin tidak ingin membaca semuanya saat kembali bekerja setelah liburan. Saat seseorang mengirimi Anda pesan saat Anda pergi, Anda dapat memberi tahu mereka menggunakan pesan Vacation Responder bahwa Anda tidak akan membaca satupun dari mereka.

Tunjukkan tanggal kembalinya Anda di kolom pesan dan minta pengirim untuk mengirim pesan baru pada atau setelah hari itu.

Final Thoughts

Kami berharap blog ini dapat membantu Anda mengatur balasan otomatis Gmail dan cara menggunakannya. Jangan pernah lagi stres karena menggagalkan upaya penjangkauan Anda. Tanpa memperhitungkan siapa yang telah dan belum Anda kirimi email, Anda dapat mengatur email untuk menindaklanjuti calon pelanggan atau jurnalis. Email tindak lanjut otomatis Anda harus informatif dan berharga, mengingatkan prospek Anda tentang fitur dan pentingnya produk Anda.

Dapatkan SMS-nya adalah perusahaan yang berbasis di Bangalore yang dapat Anda hubungi untuk membantu Anda. Jika Anda menghadapi masalah apa pun dengan penyiapan Balasan Otomatis Gmail dan melewatkan langkah apa pun. GetItSMS akan membantu Anda. 

Jika penerima telah menerima email dan tertarik, email tindak lanjut dapat dikirimkan kepada mereka. Anda mungkin ingin mengirim email yang memberi tahu penerima bahwa Anda tidak akan menghubungi mereka lagi jika mereka tidak membalas email kedua.

Tanya Jawab Umum (FAQ)

T. Apa itu Balasan Otomatis Gmail?

A. Balasan Otomatis Gmail adalah sejenis fitur Gmail yang merupakan alat yang berguna. Balasan Otomatis Gmail mengirimkan respons langsung kepada mereka yang mengirimi Anda pesan saat Anda tidak ada. Balasan Otomatis Gmail merespons pelanggan atau orang yang Anda kenal secara otomatis oleh sistem ketika Anda tidak tersedia untuk meresponsnya.

Q. Bagaimana cara mengatur Balasan Otomatis Gmail?

A. Untuk menyiapkan Balasan Otomatis Gmail bagi pelanggan yang ingin mendapatkan tanggapan Anda saat mereka memulai percakapan apa pun. Nah, jika Anda menggunakan Gmail dalam hal ini. Anda dapat mengatur Balasan Otomatis Gmail untuk memicu respons template tertentu bergantung pada konten email yang Anda terima. Ini membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memeriksa pesan dan mengetahui apa yang paling penting.

Langkah 1: Klik ikon roda gigi sekali lagi dan pilih “Pengaturan” lagi.
Langkah 2: Kali ini, klik item menu berlabel “Filter dan Alamat yang Diblokir.” Memilih “Buat filter baru”:
Langkah 3: Pilih aturan yang ingin Anda gunakan untuk filter Gmail di jendela berikutnya yang muncul. Anda dapat memilih untuk menyertakan email dengan alamat “Dari” tertentu, subjek tertentu, atau email dengan (atau tanpa) istilah tertentu. Setelah selesai, pilih “Buat filter”:
Langkah 4: Pilih tanggapan terekam yang Anda buat di kotak “Kirim tanggapan terekam” di layar berikut.
Langkah 5. Setelah Anda mengklik “Buat Filter,” Anda sudah selesai. Sekarang Anda telah mengonfigurasi balasan otomatis di Gmail, selamat.

T. Bagaimana cara kami mencari dan membagikan balasan otomatis pesan di luar kantor kepada orang lain?

A. Untuk berbagi status di luar kantor dengan kontak Anda, berbagi kalender Google Anda diperlukan untuk membuat acara di luar kantor. Aktivitas di luar kantor harus berlangsung sepanjang hari atau setidaknya melewati jam kerja biasa.

T. Apa saja contoh balasan otomatis Gmail?

J. Untuk bisnis bergantung pada tujuan penggunaan dan tujuannya, ada beberapa jenis balasan otomatis Gmail yang harus disiapkan. Contoh balasan otomatis Gmail adalah layanan pelanggan, kontes & hadiah, konfirmasi pengiriman, mencari penawaran, dan penjawab otomatis liburan, dll.