जीमेल ऑटो रिप्लाई: कैसे सेट करें?

जीमेल ऑटो रिप्लाई सिस्टम द्वारा ग्राहक या आपके परिचितों को स्वचालित रूप से जवाब देता है जब आप उन्हें जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं होते हैं। यदि आप अपने ग्राहकों, दोस्तों, सहकर्मियों और परिवार के सदस्यों से टेक्स्ट या कॉल के माध्यम से संदेश भेजने के बजाय ईमेल के माध्यम से संवाद करना चाहते हैं।  

आप ग्राहकों को उनके संदेश के अनुसार समय पर जवाब देने में मदद महसूस कर सकते हैं। जिन लोगों से आप संवाद कर रहे हैं, वे आपकी त्वरित प्रतिक्रियाओं पर निर्भर हैं। 

इसलिए कुछ खास मौकों पर जब आप उन्हें जवाब देने में ज़्यादा समय लगाते हैं, तो यह आपको कुछ अतिरिक्त संदेश भेजना शुरू कर सकता है, पहला संदेश प्राप्त करने के बारे में सोचते हुए। कभी-कभी, यह संदेशों की बाढ़ हो सकती है जो आपको अभिभूत कर सकती है।

हालांकि, जीमेल ऑटो रिप्लाई ऐसे मामलों में जब भी ग्राहक आपको ईमेल भेजते हैं तो यह स्वचालित रूप से उन्हें जवाब भेजकर आपकी मदद कर सकता है। जीमेल ऑटो रिप्लाई एक तरह का ईमेल फीचर है जो एक काम का टूल है। जीमेल ऑटो रिप्लाई उन लोगों को तुरंत जवाब भेजता है जो आपको तब संदेश भेजते हैं जब आप उपलब्ध नहीं होते हैं।

जीमेल ऑटो रिप्लाई आपके द्वारा प्राप्त किए गए संदेशों को बदल देता है लेकिन आप बाद में उनका जवाब नहीं दे पाते हैं। इस ब्लॉग में, हम दिखाएंगे कि जीमेल ऑटो रिप्लाई (जिसे वेकेशन रिस्पॉन्डर के रूप में संदर्भित किया जाता है) कैसे सेट किया जाए। आपके जीमेल अकाउंट में कई टिप्स और ट्रिक्स की एक श्रृंखला है जो आपके लिए यथासंभव प्रभावी रूप से मददगार हैं। यह आपके सामने आने वाली स्थिति पर निर्भर करता है।

जीमेल ऑटो रिप्लाई के लिए तैयार जवाब कैसे बनाएं

उन ग्राहकों के लिए जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप करना जो किसी भी बातचीत की शुरुआत करते समय आपका जवाब पाना चाहते हैं। ठीक है, अगर आप उस मामले में जीमेल का उपयोग कर रहे हैं। आप प्राप्त ईमेल की सामग्री के आधार पर विशिष्ट टेम्पलेट प्रतिक्रियाओं को ट्रिगर करने के लिए जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप कर सकते हैं। यह आपको संदेशों की जाँच करने में कम समय बिताने और यह जानने में मदद करता है कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है। 

इसे ध्यान में रखने के लिए, यहां Gmail ऑटो रिप्लाई सेट अप करने के चरण या दिशानिर्देश दिए गए हैं, साथ ही उदाहरण भी दिए गए हैं कि आप अपने व्यवसाय में इस उपयोगी सुविधा का सर्वोत्तम लाभ कैसे उठा सकते हैं। 

स्कैनर प्रतिक्रिया के साथ जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप करने से पहले, आपको एक संदेश को स्वचालित उत्तर की तरह कार्य करने के लिए सेट अप करना होगा। 

1. किसी भी ऑपरेटिंग सिस्टम ब्राउज़र को खोलें और लिंक पर जाएं https://mail.google.com/mailबाद में गियर के आइकन पर दबाएं और 'सेटिंग्स' चुनें:



2. तैयार प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स को सक्षम करने के लिए, आपको मेनू में 'उन्नत' पर टैप करना होगा:

ध्यान दें: आपको स्क्रीन के नीचे स्थित परिवर्तन सहेजें पर क्लिक करना याद रखना होगा अन्यथा परिवर्तन सहेजे नहीं जाएंगे।

3. एक बार "डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ" सक्रिय हो जाने के बाद, आप अब ऊपरी बाएँ कोने में "लिखें" आइकन पर क्लिक करके और वह संदेश दर्ज करके एक नया ईमेल बना सकते हैं जिसे आप तुरंत भेजना चाहते हैं। जब हो जाए, तो ईमेल बॉक्स में तीन बिंदुओं पर क्लिक करके ईमेल विकल्पों में से एक का चयन करें। "डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ" के अंतर्गत, "नया प्रोग्राम किया गया उत्तर" चुनें

4. बाद में, जब विंडो खुलेगी तो आप अपने तैयार टेम्पलेट संदेश को नाम दे सकते हैं। नाम लिखें और 'ओके' चुनें:

जीमेल ऑटो रिप्लाई को कैन्ड रिस्पॉन्स के साथ कैसे सेटअप करें

अब जब आपने अपने ऑटो-रिस्पॉन्स ईमेल टेम्पलेट को एक पूर्व-निर्धारित प्रतिक्रिया के रूप में संग्रहीत कर लिया है, तो आप इसे विशेष ईमेल के लिए स्वचालित उत्तर के रूप में उपयोग करने के लिए तैयार हैं।

चरण 1: एक बार फिर गियर आइकन पर क्लिक करें और फिर से “सेटिंग्स” चुनें।

चरण 2: इस बार, “फ़िल्टर और ब्लॉक किए गए पते” लेबल वाले मेनू आइटम पर क्लिक करें। “नया फ़िल्टर बनाएँ” चुनें:

चरण 3: अगली विंडो में Gmail फ़िल्टर के लिए आप जिन नियमों का उपयोग करना चाहते हैं, उन्हें चुनें। आप निर्दिष्ट “से” पते, किसी विशेष विषय, या विशिष्ट शर्तों वाले (या बिना) ईमेल शामिल करना चुन सकते हैं। समाप्त होने पर, “फ़िल्टर बनाएँ” चुनें:

चरण 4: निम्न स्क्रीन पर “डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजें” बॉक्स में आपके द्वारा तैयार की गई तैयार प्रतिक्रिया का चयन करें।

चरण 5. एक बार जब आप “फ़िल्टर बनाएँ” पर क्लिक करते हैं, तो आपका काम पूरा हो जाता है। अब जब आपने Gmail में ऑटो-रिप्लाई कॉन्फ़िगर कर लिया है, तो बधाई हो।

याद रखें कि स्क्रिप्टेड प्रतिक्रियाएं पहले प्राप्त हुए मेल पर नहीं भेजी जाएंगी, बल्कि भविष्य में प्राप्त होने वाले किसी भी मेल पर भेजी जाएंगी जो फ़िल्टर के मापदंडों को पूरा करती हों।

जब आप कार्यालय से बाहर हों तो स्वचालित उत्तर भेजें 

क्या आप अपने ग्राहकों को Gmail ऑटो रिप्लाई भेजना चाहते हैं? मान लीजिए कि आप अपने परिवार के साथ छुट्टी पर हैं या आपके पास ईमेल तक नियमित पहुँच नहीं है, ऐसी स्थिति में आप उनसे संपर्क करने के लिए एक स्वचालित ईमेल भेज सकते हैं जो मददगार होगा। इस तरह के टूल को Gmail में वेकेशन रिस्पॉन्डर कहा जाता है। 

डेस्कटॉप और मोबाइल दोनों पर आप जीमेल पर इस स्वचालित संदेश को सेट कर सकते हैं। साथ ही, आप अपना आउट-ऑफ-ऑफिस स्टेटस दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं। जब आप अपने दोस्तों के साथ छुट्टी पर हों, तो जीमेल वेकेशन रिस्पॉन्डर सेट करें। जीमेल में शुरुआत की तारीख को आधी रात को जीमेल ऑटो रिप्लाई भेजने की सेटिंग है और समाप्ति तिथि पर 11:59 बजे ऑटोरिप्लाई भेजना बंद कर देता है।

जब वेकेशन रिस्पॉन्डर सक्षम होता है और कोई आपको ईमेल भेजता है, तो Gmail ऑटो रिप्लाई प्रेषक को केवल एक बार स्वचालित संदेश टेम्प्लेट भेजेगा। यदि ग्राहक या कोई भी व्यक्ति आपको कुछ दिनों के बाद फिर से ईमेल भेजता है, तो वे वेकेशन रिस्पॉन्स को एक से अधिक बार देख पाएंगे। 

यदि आप अपनी छुट्टी प्रतिक्रिया में बदलाव करते हैं, तो प्रेषक आपको फिर से ईमेल भेजेगा। आपके सब्सक्राइबर्स को भेजे गए संदेश और स्पैम फ़ोल्डर में भेजे गए संदेशों को स्वचालित छुट्टी प्रतिक्रिया नहीं मिलेगी। 

डेस्कटॉप और मोबाइल पर जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप करने के निर्देश यहां दिए गए हैं। 

डेस्कटॉप पर जीमेल ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ-ऑफिस मैसेज कैसे सेटअप करें

आप इन निर्देशों का पालन करके डेस्कटॉप पर जीमेल ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ-मैसेज सेट कर सकते हैं:

1. यदि आप लॉग आउट हैं तो अपना जीमेल खाता खोलें और उसमें लॉग इन करें।
2. एक बार जब आप अपने जीमेल अकाउंट में लॉग इन कर लेंगे, तो आपको डेस्कटॉप स्क्रीन के ऊपरी-दाएँ कोने में एक सेटिंग आइकन दिखाई देगा। सभी सेटिंग्स देखने के लिए क्लिक करें।



3. नीचे स्क्रॉल करके वेकेशन रिस्पॉन्डर सेक्शन पर आएँ। वेकेशन रिस्पॉन्डर के आगे सर्कल पर क्लिक करें।
4. आरंभ तिथि और समाप्ति तिथि निर्धारित करने के लिए संबंधित बॉक्स पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन कैलेंडर से तिथि चुनें। आप जो जानकारी या विवरण देना चाहते हैं, उसके लिए संदेश अनुभाग भरें।
5. केवल अपने संपर्कों को अवकाश प्रतिक्रिया भेजने के लिए, आप केवल मेरे संपर्कों को प्रतिक्रिया भेजें के बगल वाले बॉक्स पर क्लिक कर सकते हैं।
6. जब आपका सारा काम हो जाए तो परिवर्तन सहेजें पर टैप करें।

अब आप डेस्कटॉप वर्शन पर जीमेल ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ-ऑफिस मैसेज के साथ काम करने के लिए पूरी तरह तैयार हैं। अब आइए मोबाइल डिवाइस पर सेटअप करने के निर्देशों पर चर्चा करें।

मोबाइल पर जीमेल ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ-ऑफिस मैसेज कैसे सेटअप करें

1. अपने स्मार्टफोन पर जीमेल ऐप लॉन्च करें।
2. डिवाइस स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में तीन क्षैतिज रेखा आइकन पर क्लिक करें। नीचे आने के लिए सेटिंग्स पर दबाएँ।
3. बाद में, अपना ईमेल पता दबाएं, और फिर अगली स्क्रीन पर अवकाश उत्तरदाता पर क्लिक करें।
4. अवकाश प्रत्युत्तरकर्ता को सक्रिय करने के लिए, स्विच को स्लाइड करें.
5. आरंभ और समाप्ति तिथि चुनें, फिर संदेश का विषय और मुख्य भाग बदलें।
6. यदि आप चाहते हैं कि केवल आपके संपर्कों को ही आपकी अवकाश प्रतिक्रिया मिले, तो "केवल मेरे संपर्कों को भेजें" के आगे स्थित स्लाइडर पर टैप करें।
7. जब आपका काम पूरा हो जाए तो सहेजें पर टैप करें.

अपने जीमेल ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ-ऑफिस स्टेटस को कैसे खोजें और साझा करें

अपने Gmail ऑटो रिप्लाई आउट-ऑफ़-ऑफ़िस स्टेटस को खोजने और खोजने के लिए, प्रक्रिया मोबाइल और डेस्कटॉप दोनों संस्करणों के लिए समान है। अपने संपर्कों के साथ अपने आउट-ऑफ़-ऑफ़िस स्टेटस को साझा करने के लिए, आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईवेंट बनाने के लिए अपने Google कैलेंडर को साझा करना आवश्यक है। 

कार्यालय से बाहर की गतिविधियां पूरे दिन चलनी चाहिए या कम से कम आपके नियमित कार्य घंटों से आगे तक चलनी चाहिए।

जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हैं जो ऑफिस से बाहर है, तो Gmail ऑटो रिप्लाई उनकी आउट-ऑफ-ऑफिस स्थिति प्रदर्शित करेगा। इसके बावजूद भी आप ईमेल भेज पाएंगे। आपकी आउट-ऑफ-ऑफिस स्थिति केवल उन लोगों को दिखाई देगी जिन्हें आपके आउट-ऑफ-ऑफिस इवेंट को देखने की अनुमति दी गई है।

जीमेल ऑटो रिप्लाई उदाहरण 

व्यवसायों के लिए उनके इच्छित उपयोग और उद्देश्य के आधार पर, सेट अप करने के लिए कई प्रकार के जीमेल ऑटो रिप्लाई उपलब्ध हैं। जीमेल में उपयोग किए जाने वाले ऑटोरिप्लाई के उदाहरण नीचे दिए गए हैं:

• ग्राहक सेवा

जब कोई ग्राहक आपसे सेवा खरीदता है और उसे उत्पाद से संबंधित कोई समस्या होती है। ग्राहक ईमेल के माध्यम से समस्या भेजता है या ग्राहक सहायता अनुरोध मांगता है। ग्राहक को तब इस कतार में खेलना होता है और अपने प्रश्न का उत्तर मिलने तक खेल का इंतजार करना होता है।

इससे यह प्रश्न उठता है:

जब ग्राहकों को उनकी सेवा के संबंध में कोई आपातकालीन स्थिति हो तो आप उन्हें क्या उत्तर दे सकते हैं या उन्हें महत्वपूर्ण महसूस करा सकते हैं?

इसे एक साधारण टेक्स्ट “आपका सपोर्ट टेक्स्ट प्राप्तकर्ता था” लिखने के बजाय, आप इसे थोड़ा मसालेदार बनाने के लिए इस संदेश को आज़मा सकते हैं। यह उदाहरण देखें:

जैसा कि आप ऊपर दिए गए संदेश से देख सकते हैं, यह एक व्यक्तिगत मज़बूत स्पर्श जोड़ता है। इस तरह के संदेश में ग्राहक का नाम लेकर अभिवादन किया जाता है, उन्हें उनकी समस्या के लिए समयसीमा दी जाती है, आभार प्रकट किया जाता है और थोड़ा हास्य भी दिखाया जाता है। इसलिए, इस संदेश के ज़रिए ग्राहक जान पाएंगे कि उन्हें क्या और कब उम्मीद करनी है। उन्हें यह जानकर सुकून मिलेगा कि उनकी समस्या का समाधान जल्दी और तुरंत हो जाएगा।

• प्रतियोगिता/उपहार

जीमेल ऑटो रिप्लाई का एक और उदाहरण किसी तरह की प्रतियोगिताएं और उपहार हैं। जब कोई व्यक्ति किसी प्रतियोगिता या उपहार के लिए साइन अप करता है, तो उसे विजेता होना चाहिए। हर कोई भव्य पुरस्कार नहीं जीत सकता। लेकिन उन्हें डिस्काउंट कोड या कुछ मुफ़्त प्रीमियम सामग्री देने से उन्हें कुछ जीतने में मदद मिलती है। 

उन्हें संदेश देने के लिए उदाहरण देखिए:

इस प्रकार का ईमेल संदेश अत्यधिक ग्राफिक-युक्त और विज्ञापन-जैसा होने की तुलना में व्यक्तिगत रूप से लिखा हुआ लगता है। यह आपकी कंपनी के उत्पाद के साथ-साथ सोशल मीडिया पेजों पर विज्ञापन करने के लिए विशिष्ट लिंक प्रदान करता है या प्रतियोगिता प्रविष्टि को दूसरों तक अग्रेषित करने का एक तरीका प्रदान करता है। 

• शिपिंग की पुष्टि

अपने ग्राहकों को उनके उत्पाद की डिलीवरी के बारे में अपडेट रखने के लिए, शिपिंग पुष्टिकरण ईमेल या संदेश थोड़े उबाऊ हो सकते हैं। आइए शिपिंग ईमेल और इसे ग्राहकों को कैसे लिखें और भेजें, इस पर एक नज़र डालें।

जबकि ज़्यादातर व्यवसाय सिर्फ़ यह कहते हुए एक ईमेल भेजते हैं कि "आपका सामान रास्ते में है", इस तरह का डिलीवरी कन्फ़र्मेशन ईमेल एक हल्की-फुल्की चर्चा को शामिल करके अलग दिखता है। यह ईमेल ग्राहक सेवा ईमेल ऑटो रिप्लाई उदाहरण के हास्य को जोड़ने के प्रयास से कहीं आगे जाता है जबकि शिपिंग तिथि जैसी महत्वपूर्ण जानकारी भी प्रदान करता है। 

ईमेल का निष्कर्ष सशक्त है तथा इसमें आपकी सेवाओं में ग्राहकों की रुचि बढ़ाने के लिए एक और अनूठा स्पर्श है।

• एक उद्धरण की तलाश में

जीमेल ऑटो रिप्लाई उदाहरण में कोटेशन की तलाश करना शामिल हो सकता है। यदि आप सेवा उद्योग जैसे शादी की फोटोग्राफी, बीमा कंपनी और प्राइवेट लिमिटेड आदि में काम कर रहे हैं, तो आपको कोटेशन के लिए बहुत सारे ईमेल प्राप्त हो सकते हैं। लेकिन आप उन्हें तुरंत प्राप्त नहीं कर पाएंगे। 

लेकिन आप संभावित ग्राहक को इतना अनोखा महसूस कराना चाहते हैं कि वे आपके जवाब मिलने तक प्रतिस्पर्धियों के पास जाने से बचें।

भले ही यह ईमेल थोड़ा लंबा हो, लेकिन यह प्रेषक के व्यक्तित्व को दर्शाता है और संभावित ग्राहक को एक छोटा सा स्पर्श प्रदान करता है जो कोटेशन के लिए प्रतीक्षा को अधिक सहनीय बना सकता है। कुछ कारकों पर विचार किया जा सकता है।

• अवकाश ऑटोरेस्पोंडर

क्या आप यात्रा की योजना बना रहे हैं? आपको अपने जीमेल खाते में एक व्यावसायिक ऑटो-रिस्पॉन्डर कॉन्फ़िगर करना होगा। जैसा कि आप देख सकते हैं, ऑटो-रिप्लाई ईमेल का इस्तेमाल कई स्थितियों में किया जा सकता है, जबकि व्यक्तिगत स्पर्श भी बनाए रखा जा सकता है। 

जब प्रभावी ढंग से किया जाता है, तो वे आपके दर्शकों, संभावित ग्राहकों या सहकर्मियों को विशिष्ट प्रतीक्षा समय का पूर्वानुमान लगाना सिखा सकते हैं, उन्हें स्वचालित रूप से महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान कर सकते हैं, या बस उनका दिन खुशनुमा बना सकते हैं - और यह सब आपके बढ़े हुए इनबॉक्स पर दबाव को कम करते हुए।

अवकाश ऑटोरेस्पोंडर के लिए नीचे दिए गए उदाहरण को देखें:

ऑटो रिप्लाई के लिए इस्तेमाल की जाने वाली 10 ट्रिक्स

यहाँ 10 टिप्स और ट्रिक्स दिए गए हैं जिनका उपयोग करके आप Gmail ऑटो रिप्लाई फीचर बना सकते हैं। कृपया इन पर एक नज़र डालें।

इसका हर समय उपयोग करें

जीमेल ऑटो रिप्लाई के लिए वेकेशन रिस्पॉन्डर सुविधा का उपयोग करने के लिए, आपको वास्तव में छुट्टी पर या कार्यालय से बाहर होने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने क्लाइंट ईमेल का जवाब देने से कतराते हैं, तो आप उन्हें सप्ताह में केवल कुछ बार देखने का विकल्प चुन सकते हैं। 

अगर ऐसा है, तो आप उन्हें कुछ खास दिनों पर जवाब देने के लिए संदेश भेजने की अनुमति दे सकते हैं। इससे उन्हें बाद में जवाब मिलने की उम्मीद रहती है।

लोगों को सूचित करें कि आप कब वापस आएंगे

आप स्वचालित उत्तर के संदेश क्षेत्र में एक समय और तारीख निर्दिष्ट करना चाह सकते हैं जब आप वापस आएंगे। आप संदेश बॉक्स में निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, कि आप केवल दोपहर 2 बजे तक कार्यालय से बाहर रहेंगे या, यदि आप चाहें, तो आप उल्लेख कर सकते हैं कि आप अगले बुधवार तक दूर रहेंगे।

आपके जवाब का इंतजार कर रहे लोगों को एक समयसीमा देना मददगार और विचारशील होगा।

आपातकालीन संपर्क जोड़ें

अगर आपको ईमेल भेजने वाला व्यक्ति तुरंत जवाब चाहता है, तो आप स्वचालित उत्तर के संदेश में ईमेल पता या फ़ोन नंबर शामिल करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आप छुट्टी पर हैं, तो आप किसी सहकर्मी का संपर्क विवरण जोड़ सकते हैं। (बस यह सुनिश्चित करें कि आपने उस सहकर्मी को सूचित कर दिया है जिसे आपका संदेश मिल सकता है।)

यह समझना कि कब स्वचालित उत्तर संदेश नहीं भेज सकता

जब वेकेशन रिस्पॉन्डर सक्रिय होता है, तो आपको संदेश भेजने वाले किसी भी व्यक्ति को तुरंत जवाब मिलेगा। हालाँकि, अगर वही व्यक्ति चार दिनों के भीतर कोई दूसरा संदेश भेजता है, तो ऑटो उत्तर फिर से जवाब नहीं देगा। उसी व्यक्ति को हर चार दिन में केवल एक बार ही जवाब मिलता है (अगर आपका वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू रहता है और पूरे चार-दिन की अवधि के दौरान संपादित नहीं होता है)।

जीमेल ऑटो रिप्लाई को संपादित करना

जब तक वेकेशन रिस्पॉन्डर सुविधा चालू रहती है और आप Gmail ऑटो रिप्लाई संदेश को संपादित या संशोधित करना चुनते हैं, तब तक वेकेशन रिस्पॉन्डर की चार-दिन की अवधि रीसेट हो जाएगी। इसका मतलब है कि जब भी कोई व्यक्ति आपको ईमेल भेजेगा, तो उसे जवाब पाने के लिए पुराने समय से चार दिन तक प्रतीक्षा किए बिना हर दिन एक नया ईमेल प्राप्त होगा।

स्पैम संदेशों को स्वतः उत्तर नहीं मिलता

यदि आपके स्पैम फ़ोल्डर में जीमेल फ़िल्टर कुछ संदेशों को छांट रहे हैं, तो उन संदेशों को स्वचालित प्रतिक्रिया नहीं मिलेगी, जबकि आपने अवकाश प्रत्युत्तरकर्ता को चालू कर दिया है।

मेलिंग सूची पते से उत्पन्न सामग्री को जीमेल ऑटो रिप्लाई प्राप्त नहीं होता है।

Gmail ऐप में वेकेशन रिस्पॉन्डर सेट अप करें

जीमेल ऐप से वेकेशन रिस्पॉन्डर को सक्षम करने की प्रक्रियाएँ वैसी ही हैं जैसी हमने पहले वेब ब्राउज़र पर जीमेल का उपयोग करने के लिए बताई थीं। वेकेशन रिस्पॉन्डर ऐप की सेटिंग स्क्रीन पर स्थित है, जिसे आप जीमेल ऐप स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में तीन लंबवत रेखाओं पर टैप करके एक्सेस कर सकते हैं।

वेकेशन रिस्पॉन्डर को चालू करने के लिए ऐप में स्लाइडर बटन को दाईं ओर ले जाएं और इसे बंद करने के लिए बाईं ओर ले जाएं।

संदेश में पाठ को प्रारूपित करें

वेकेशन रिस्पॉन्डर सुविधा में, आप संदेश बॉक्स में संदेश को किसी अन्य ईमेल संदेश की तरह ही फ़ॉर्मेट कर सकते हैं। संदेश बॉक्स में टेक्स्ट के फ़ॉर्मेट के लिए, आप एक निश्चित प्रकार का फ़ॉन्ट चुन सकते हैं, बुलेटेड सूचियाँ सेट कर सकते हैं, एक छवि जोड़ सकते हैं, रंग जोड़ सकते हैं, अनुलग्नक जोड़ सकते हैं, या लिंक जोड़ सकते हैं।

संदेश सहेजे गए हैं

पहली बार, आपने एक वेकेशन रिस्पॉन्डर बनाया, और आपने जो संदेश विषय और संदेश बॉक्स में दर्ज किया, वह इस सुविधा का उपयोग करने के लिए अगली बार पहले से दर्ज हो जाएगा। इस प्रक्रिया में कई सप्ताह लग सकते हैं। 

इसका मतलब है कि आप वही सामग्री संग्रहीत कर सकते हैं जो आपने पिछली बार वेकेशन रिस्पॉन्डर का उपयोग करते समय उपयोग की थी। अन्यथा, आप पाठ को संशोधित कर सकते हैं और नए परिदृश्य के लिए एक नया संदेश बना सकते हैं।

संदेश को दोबारा भेजने के लिए कहें

जब आपको एक नियमित सप्ताह में सैकड़ों ईमेल मिलते हैं, तो हो सकता है कि आप छुट्टी के बाद काम पर वापस आने पर उन सभी को पढ़ना न चाहें। जब कोई आपको संदेश भेजता है, जबकि आप दूर हैं, तो आप वेकेशन रिस्पॉन्डर संदेश का उपयोग करके उन्हें बता सकते हैं कि आप उनमें से कोई भी नहीं पढ़ेंगे।

संदेश क्षेत्र में अपनी वापसी तिथि बताएं और प्रेषक से उस दिन या उसके बाद नया संदेश भेजने के लिए कहें।

निष्कर्ष

हमें उम्मीद है कि यह ब्लॉग आपको जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप करने और इसका उपयोग करने के तरीके में मदद करेगा। अपने आउटरीच प्रयासों को विफल करने के बारे में फिर कभी तनाव न लें। इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आपने किसे ईमेल किया है और किसे नहीं, आप किसी संभावित ग्राहक या पत्रकार के साथ फ़ॉलो-अप करने के लिए ईमेल सेट कर सकते हैं। आपके स्वचालित फ़ॉलो-अप ईमेल जानकारीपूर्ण और मूल्यवान होने चाहिए, जो आपके संभावित ग्राहकों को आपके उत्पाद की विशेषताओं और महत्व की याद दिलाते हों।

गेटइटएसएमएस एक बैंगलोर स्थित कंपनी है जिससे आप मदद के लिए संपर्क कर सकते हैं। अगर आपको जीमेल ऑटो रिप्लाई के सेटअप में किसी भी तरह की समस्या आ रही है और आप कोई भी स्टेप मिस कर रहे हैं तो GetItSMS आपकी मदद करेगा। 

यदि प्राप्तकर्ता को ईमेल प्राप्त हो गया है और वह इसमें रुचि रखता है, तो उसे एक अनुवर्ती ईमेल भेजा जा सकता है। आप प्राप्तकर्ता को यह सूचित करते हुए एक ईमेल भेजना चाह सकते हैं कि यदि वे दूसरे ईमेल का उत्तर नहीं देते हैं तो आप उनसे दोबारा संपर्क नहीं करेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

प्र. जीमेल ऑटो रिप्लाई क्या है?

जीमेल ऑटो रिप्लाई जीमेल का एक ऐसा फीचर है जो एक काम का टूल है। जीमेल ऑटो रिप्लाई उन लोगों को तुरंत जवाब भेजता है जो आपको मैसेज भेजते हैं जब आप उपलब्ध नहीं होते हैं। जीमेल ऑटो रिप्लाई सिस्टम द्वारा ग्राहक या आपके परिचितों को स्वचालित रूप से जवाब देता है जब आप उन्हें जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं होते हैं।

प्रश्न: जीमेल ऑटो रिप्लाई कैसे सेट करें?

ए. उन ग्राहकों के लिए जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप करना जो किसी भी बातचीत की शुरुआत करते समय आपका जवाब चाहते हैं। ठीक है, अगर आप उस मामले में जीमेल का उपयोग कर रहे हैं। आप प्राप्त ईमेल की सामग्री के आधार पर विशिष्ट टेम्पलेट प्रतिक्रियाओं को ट्रिगर करने के लिए जीमेल ऑटो रिप्लाई सेट अप कर सकते हैं। यह आपको संदेशों की जाँच करने में कम समय बिताने और यह जानने में मदद करता है कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है।

चरण 1: एक बार फिर गियर आइकन पर क्लिक करें और फिर से “सेटिंग्स” चुनें।
चरण 2: इस बार, “फ़िल्टर और ब्लॉक किए गए पते” लेबल वाले मेनू आइटम पर क्लिक करें। “नया फ़िल्टर बनाएँ” चुनें:
चरण 3: अगली विंडो में Gmail फ़िल्टर के लिए आप जिन नियमों का उपयोग करना चाहते हैं, उन्हें चुनें। आप निर्दिष्ट “से” पते, किसी विशेष विषय, या विशिष्ट शर्तों वाले (या बिना) ईमेल शामिल करना चुन सकते हैं। समाप्त होने पर, “फ़िल्टर बनाएँ” चुनें:
चरण 4: निम्न स्क्रीन पर “डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भेजें” बॉक्स में आपके द्वारा तैयार की गई तैयार प्रतिक्रिया का चयन करें।
चरण 5. एक बार जब आप “फ़िल्टर बनाएँ” पर क्लिक करते हैं, तो आपका काम पूरा हो जाता है। अब जब आपने Gmail में ऑटो-रिप्लाई कॉन्फ़िगर कर लिया है, तो बधाई हो।

प्र. हम ऑटो-रिप्लाई आउट-ऑफ-ऑफिस संदेशों को कैसे खोज सकते हैं और दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं?

A. अपने संपर्कों के साथ अपने आउट-ऑफ-ऑफिस स्टेटस को साझा करने के लिए, आउट-ऑफ-ऑफिस इवेंट बनाने के लिए अपने Google कैलेंडर को साझा करना आवश्यक है। आउट-ऑफ-ऑफिस गतिविधि पूरे दिन तक चलनी चाहिए या कम से कम आपके नियमित कार्य घंटों से आगे होनी चाहिए।

प्र. जीमेल ऑटो रिप्लाई के उदाहरण क्या हैं?

ए. व्यवसायों के लिए उनके इच्छित उपयोग और उद्देश्य के आधार पर, सेट अप करने के लिए कई प्रकार के जीमेल ऑटो-रिप्लाई उपलब्ध हैं। जीमेल ऑटो रिप्लाई के उदाहरण हैं ग्राहक सेवा, प्रतियोगिताएं और उपहार, शिपिंग पुष्टि, कोटेशन की तलाश, और छुट्टी ऑटोरेस्पोंडर, आदि।