Réponse automatique Gmail : comment configurer ?

La réponse automatique Gmail répond automatiquement au client ou à vos proches par le système lorsque vous n'êtes pas disponible pour y répondre. Si vous souhaitez communiquer avec quelqu'un comme vos clients, amis, collègues et famille par e-mail au lieu d'envoyer des messages par SMS ou appels.  

Vous vous sentirez peut-être utile pour les clients de leur répondre en temps opportun conformément à leur message. Les personnes avec qui vous communiquez dépendent de vos réponses rapides. 

Ainsi, lors de certaines occasions spéciales, lorsque vous prenez plus de temps pour y répondre, il peut commencer à vous envoyer quelques messages supplémentaires, en pensant recevoir le premier message. Parfois, il peut s’agir d’une avalanche de messages qui vous submergent.

Toutefois, Réponse automatique Gmail peut vous aider dans de tels cas en envoyant automatiquement une réponse aux clients chaque fois qu'ils vous envoient un e-mail. La réponse automatique de Gmail est une sorte de fonctionnalité de courrier électronique qui constitue un outil pratique. La réponse automatique Gmail envoie une réponse immédiate à ceux qui vous envoient un message lorsque vous n'êtes pas disponible.

La réponse automatique Gmail modifie les messages que vous avez reçus, mais vous ne pouvez pas y répondre ultérieurement. Dans ce blog, nous montrerons comment configurer la réponse automatique de Gmail (appelée répondeur de vacances). Le compte Gmail de votre plongée dans une série de trucs et astuces qui vous seront utiles le plus efficacement possible. Cela dépend de la situation à laquelle vous êtes confronté.

Comment créer une réponse standardisée pour la réponse automatique Gmail

Pour configurer la réponse automatique Gmail pour les clients qui souhaitent obtenir votre réponse lorsqu'ils engagent une conversation. Eh bien, si vous utilisez Gmail dans ce cas. Vous pouvez configurer la réponse automatique de Gmail pour déclencher des modèles de réponses spécifiques en fonction du contenu de l'e-mail que vous recevez. Cela vous aide à passer moins de temps à vérifier les messages et à savoir ce qui compte le plus. 

Pour garder cela à l'esprit, voici les étapes ou directives pour configurer la réponse automatique de Gmail avec des exemples de la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité utile dans votre entreprise. 

Avant de configurer la réponse automatique de Gmail avec une réponse du scanner, vous devez configurer un message pour qu'il agisse comme une réponse automatique. 

1. Ouvrez n'importe quel navigateur de système d'exploitation et accédez au lien https://mail.google.com/mail, puis appuyez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez « Paramètres » :



2. Pour activer les modèles de réponse standardisés, vous devez appuyer sur « Avancé » dans le menu :

Remarque : n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications en bas de l'écran, sinon les modifications ne seront pas enregistrées.

3. Une fois les « Réponses prédéfinies » activées, vous pouvez maintenant créer un nouvel e-mail en cliquant sur l'icône « Rédiger » dans le coin supérieur gauche et en saisissant le message que vous souhaitez envoyer instantanément. Une fois terminé, sélectionnez l'une des options de courrier électronique en cliquant sur les trois points dans la boîte de courrier électronique. Sous « Réponses standardisées », sélectionnez « Nouvelle réponse programmée »

4. Plus tard, vous pourrez nommer votre modèle de message prédéfini lorsqu'une fenêtre apparaît. Écrivez le nom et sélectionnez « OK » :

Comment configurer la réponse automatique de Gmail avec une réponse standardisée

Vous êtes prêt à utiliser votre modèle d'e-mail de réponse automatique comme réponse automatique à des e-mails particuliers, maintenant que vous l'avez stocké en tant que réponse standardisée.

Étape 1 : Cliquez à nouveau sur l’icône d’engrenage et choisissez à nouveau « Paramètres ».

Étape 2 : Cette fois, cliquez sur l'élément de menu intitulé "Filtres et adresses bloquées". Choisir « Créer un nouveau filtre » :

Étape 3 : Sélectionnez les règles que vous souhaitez utiliser pour le filtre Gmail dans la fenêtre suivante qui apparaît. Vous pouvez choisir d'inclure des e-mails avec des adresses « De » spécifiées, un sujet particulier ou des e-mails avec (ou sans) des conditions spécifiques. Une fois terminé, sélectionnez « Créer un filtre » :

Étape 4 : Sélectionnez la réponse standardisée que vous avez produite dans la case « Envoyer la réponse standardisée » sur l'écran suivant.

Étape 5. Une fois que vous avez cliqué sur « Créer un filtre », vous avez terminé. Maintenant que vous avez configuré les réponses automatiques dans Gmail, félicitations.

N'oubliez pas que les réponses scriptées ne seront pas envoyées au courrier reçu précédemment, mais seront envoyées à tout courrier futur répondant aux paramètres du filtre.

Envoyer une réponse automatisée lorsque vous êtes absent du bureau 

Souhaitez-vous envoyer une réponse automatique Gmail à vos clients ? Supposons que vous soyez en vacances avec votre famille ou que vous n'ayez pas accès régulièrement au courrier électronique. Dans un tel scénario, vous pouvez envoyer un e-mail automatisé pour les contacter. Ce type d'outil s'appelle Vacation Responder dans Gmail. 

Sur ordinateur et mobile, vous pouvez configurer ce message automatisé sur Gmail. En outre, vous pouvez partager votre statut d'absence du bureau avec d'autres. Lorsque vous êtes en vacances avec vos amis, configurez un répondeur de vacances Gmail. Gmail a le paramètre d'envoi d'une réponse automatique Gmail à minuit le jour du début et arrête l'envoi de la réponse automatique à 11 h 59 le jour de la fin.

Lorsque le répondeur de vacances est activé et que quelqu'un vous envoie l'e-mail, Gmail Auto Reply enverra le modèle de message automatique à l'expéditeur une seule fois. Si le client ou toute autre personne vous renvoie l'e-mail après quelques jours, il pourra voir la réponse des vacances plus d'une fois. 

Si vous modifiez votre réponse de vacances, l'expéditeur vous enverra à nouveau un e-mail. Les messages envoyés à vos abonnés et les messages envoyés dans le dossier spam ne recevront pas de réponse automatique de vacances. 

Voici les instructions pour configurer la réponse automatique de Gmail sur ordinateur et mobile. 

Comment configurer le message d'absence du bureau de réponse automatique Gmail sur le bureau

Vous pouvez configurer la réponse automatique Gmail hors message sur le bureau en suivant ces instructions :

1. Ouvrez votre compte Gmail et connectez-vous si vous êtes déconnecté.
2. Une fois connecté à votre compte Gmail, vous verrez une icône de paramètres dans le coin supérieur droit de l'écran du bureau. Cliquez pour voir tous les paramètres.



3. Accédez à la section des répondeurs de vacances en faisant défiler vers le bas. À côté du répondant en vacances, cliquez sur le cercle.
4. Configurez la date de début et la date de fin en cliquant sur les cases respectives et dans le calendrier déroulant, sélectionnez une date. Pour les informations ou les détails que vous souhaitez transmettre, remplissez la section message.
5. Pour envoyer la réponse de vacances à vos contacts uniquement, vous pouvez cliquer sur la case à côté d'envoyer une réponse uniquement à mes contacts.
6. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur enregistrer les modifications.

Vous êtes prêt à utiliser la réponse automatique des messages d'absence du bureau de Gmail sur la version de bureau. Passons maintenant aux instructions de configuration sur un appareil mobile.

Comment configurer le message d'absence du bureau de réponse automatique Gmail sur mobile

1. Lancez l'application Gmail sur votre smartphone.
2. Cliquez sur les trois icônes de lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de l'écran de l'appareil. Appuyez sur les paramètres pour descendre.
3. Plus tard, appuyez sur votre adresse e-mail, puis cliquez sur le répondeur de vacances pour accéder à l'écran suivant.
4. Pour activer le répondeur de vacances, faites glisser le commutateur.
5. Choisissez les dates de début et de fin, puis modifiez le sujet et le corps du message.
6. Le curseur à côté de « Envoyer exclusivement à mes contacts » doit être enfoncé si vous souhaitez que seuls vos contacts reçoivent votre réponse de vacances.
7. Appuyez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Comment rechercher et partager votre statut d'absence du bureau de réponse automatique Gmail

Pour rechercher et rechercher votre statut d'absence du bureau de la réponse automatique Gmail, le processus est le même pour les versions mobile et de bureau. Pour partager votre statut d'absence du bureau avec vos contacts, le partage de votre agenda Google est nécessaire pour créer un événement d'absence du bureau. 

L'activité en dehors du bureau doit durer toute la journée ou au moins dépasser vos horaires habituels de travail.

Lorsque vous rédigez un e-mail à quelqu'un qui est absent du bureau, Gmail Auto Reply affichera son statut d'absence du bureau. Malgré cela, vous pourrez toujours envoyer des e-mails. Votre statut d'absence du bureau ne sera visible que par ceux qui ont été autorisés à voir votre événement d'absence du bureau.

Exemples de réponse automatique Gmail 

Pour les entreprises, en fonction de leur utilisation et de leur objectif, il existe plusieurs types de réponse automatique Gmail à configurer. Les exemples de réponse automatique à utiliser dans Gmail sont mentionnés ci-dessous :

• Service à la clientèle

Lorsqu'un client achète le service chez vous et a des problèmes concernant le produit. Le client envoie un problème par e-mail ou demande une demande d'assistance client. Le client doit alors jouer cette file d'attente et attendre le jeu jusqu'à la réponse à sa requête.

Cela pose la question :

Que pouvez-vous répondre aux clients lorsqu’ils sont confrontés à une urgence concernant leur service ou leur faire se sentir importants ?

Plutôt que d'écrire ceci en clair « votre texte d'assistance a été destinataire », vous pouvez essayer ce message pour le pimenter un peu. Voir cet exemple :

Comme vous pouvez le voir dans le message ci-dessus, cela ajoute une touche personnelle forte. Ce type de message salue le client par son nom, lui donne un calendrier de son problème, montre sa gratitude et jette même un peu d'humour. Ainsi, grâce à ce message, les clients sauront à quoi s’attendre et quand. Ils se sentiront rassurés de savoir que leur problème sera résolu rapidement et sans délai.

• Concours/cadeau

Un autre exemple de réponse automatique Gmail concerne les concours et les cadeaux de toute sorte. Lorsque quelqu’un s’inscrit à un concours ou à un cadeau, il devrait être gagnant. Tout le monde ne peut pas remporter le grand prix. Mais leur offrir un code de réduction ou du contenu premium gratuit les aide à gagner quelque chose. 

Regardez l’exemple pour leur proposer le message :

Ce type de message électronique semble avoir été écrit personnellement plutôt que d'être trop chargé de graphiques et de publicité. Cela fournit le lien spécifique pour annoncer le produit de votre entreprise ainsi que sur les pages de médias sociaux ou un moyen de transmettre la participation au concours à d'autres. 

• Confirmation d'expédition

Pour tenir vos clients informés de la livraison de leurs produits, les e-mails ou les messages de confirmation d'expédition peuvent être un peu ennuyeux. Jetons un coup d'œil à l'e-mail d'expédition et à la manière de le rédiger et de l'envoyer aux clients.

Alors que la plupart des entreprises se contentent d'envoyer un e-mail indiquant « Vos affaires sont en route », ce type d'e-mail de confirmation de livraison se distingue par l'inclusion d'une discussion légère. Cet e-mail va au-delà de la tentative de l'exemple de réponse automatique d'e-mail du service client d'ajouter de l'humour tout en fournissant des informations importantes telles que la date d'expédition. 

L'e-mail se termine en force et a une autre touche unique pour accroître l'intérêt des clients pour vos services.

• À la recherche d'un devis

L'exemple de réponse automatique Gmail peut inclure cette recherche de devis. Si vous travaillez dans un secteur de services tel que la photographie de mariage, une compagnie d'assurance et une société à responsabilité limitée, etc. Vous pouvez recevoir de nombreux e-mails pour les devis. Mais vous ne pourrez pas les obtenir tout de suite. 

Mais vous voulez que le prospect se sente suffisamment unique pour qu'il attende de passer aux concurrents jusqu'à ce que vous répondiez.

Même si cet email peut être un peu long, il reflète la personnalité de l'expéditeur et apporte une petite touche au prospect qui peut rendre l'attente d'un devis plus supportable. Certains facteurs pourraient être pris en compte.

• Répondeur automatique de vacances

Vous organisez un voyage ? Vous devez configurer un répondeur automatique professionnel dans votre compte Gmail. Comme vous pouvez le constater, les e-mails à réponse automatique peuvent être utilisés dans diverses situations tout en conservant une touche personnelle. 

Lorsqu'ils sont effectués efficacement, ils peuvent même apprendre à votre public, vos prospects ou vos collègues à anticiper des temps d'attente spécifiques, à leur fournir automatiquement des informations importantes ou simplement à égayer leur journée, tout en soulageant la pression sur votre boîte de réception gonflée.

Regardez simplement l'exemple ci-dessous pour le répondeur automatique de vacances :

10 astuces utilisées pour la réponse automatique

Voici les 10 trucs et astuces que vous pouvez utiliser pour créer des fonctionnalités de réponse automatique de Gmail. Veuillez les consulter.

Utilisez-le tout le temps

Pour utiliser la fonction de réponse en vacances pour la réponse automatique de Gmail, vous n'avez pas besoin d'être en vacances ou absent du bureau. Si vous détestez répondre aux e-mails de vos clients, vous pouvez choisir de ne les consulter que quelques fois par semaine. 

Si tel est le cas, vous pouvez leur permettre de vous envoyer des messages pour répondre certains jours. Cela les amène à attendre une réponse plus tard.

Informez les gens de votre retour

Vous souhaiterez peut-être spécifier une heure et une date de retour dans la zone de message de la réponse automatique. Vous pouvez par exemple préciser dans la zone Message que vous ne serez absent du bureau que jusqu'à 2 heures. Ou, si vous préférez, vous pouvez mentionner que vous serez absent jusqu'à mercredi prochain.

Il est utile et prévenant de donner un délai aux personnes qui attendent votre réponse.

Ajouter un contact d'urgence

Si la personne qui vous envoie l'e-mail souhaite une réponse immédiate, vous souhaiterez peut-être inclure une adresse e-mail ou un numéro de téléphone dans le message de réponse automatique. Vous pouvez ajouter les coordonnées d'un collègue, par exemple, si vous êtes en vacances. (Assurez-vous simplement d'avoir informé le collègue qui pourrait recevoir vos communications.)

Comprendre quand la réponse automatique peut ne pas envoyer de message

Pendant que le répondeur de vacances est activé, toute personne qui vous envoie un message recevra une réponse immédiate. Cependant, la réponse automatique ne répondra plus si la même personne envoie un autre message dans les quatre jours. La même personne ne reçoit une réponse de sa part qu'une fois tous les quatre jours (si votre répondeur de vacances reste activé et n'est pas modifié pendant toute la période de quatre jours).

Modification de la réponse automatique Gmail

Tant que la fonction de répondeur en vacances reste activée et que vous choisissez de modifier ou de modifier le message de réponse automatique Gmail, la période de quatre jours du répondeur en vacances sera réinitialisée. Cela signifie que chaque fois qu'une personne vous envoie un e-mail, elle recevra un nouvel e-mail chaque jour sans avoir à attendre quatre jours après l'ancienne heure pour recevoir une réponse.

Les messages de spam ne reçoivent pas de réponse automatique

Dans votre dossier spam, si les filtres Gmail trient certains messages, ces messages ne recevront pas de réponse automatique tant que vous aurez activé le répondeur de vacances.

Le contenu provenant de l'adresse de la liste de diffusion ne reçoit pas la réponse automatique Gmail.

Dans l'application Gmail, configurez le répondeur de vacances

Les procédures d'activation de Vacation Responder à partir de l'application Gmail sont les mêmes que celles que nous avons décrites précédemment pour l'utilisation de Gmail sur un navigateur Web. Vacation Responder se trouve sur l'écran Paramètres de l'application, auquel vous pouvez accéder en appuyant sur les trois lignes verticales dans le coin supérieur gauche de l'écran de l'application Gmail.

Déplacez le bouton du curseur dans l'application vers la droite pour activer Vacation Responder et vers la gauche pour le désactiver.

Formater le texte du message

Dans la fonction de répondeur en vacances, vous pouvez formater le message dans la zone de message comme pour tout autre message électronique. Pour le format du texte dans la boîte de message, vous pouvez choisir un certain type de police, configurer des listes à puces, ajouter une image, ajouter des couleurs, ajouter des pièces jointes ou ajouter des liens.

Les messages sont enregistrés

Pour la première fois, vous avez créé un répondeur de vacances et le message que vous avez entré dans la zone d'objet et de message sera pré-saisi pour la prochaine utilisation de cette fonctionnalité. Ce processus peut prendre plusieurs semaines. 

Cela signifie que vous pouvez stocker le même contenu que celui que vous avez utilisé la dernière fois que vous avez utilisé le répondeur de vacances. Sinon, vous pouvez modifier le texte et créer un nouveau message pour le nouveau scénario.

Demander à ce que le message soit renvoyé

Lorsque vous recevez des centaines d’e-mails au cours d’une semaine normale, vous n’aurez peut-être pas envie de tous les lire lorsque vous retournerez au travail après vos vacances. Lorsque quelqu'un vous envoie un message pendant votre absence, vous pouvez lui faire savoir en utilisant le message Vacation Responder que vous ne lirez aucun d'entre eux.

Indiquez votre date de retour dans le champ du message et demandez à l'expéditeur d'envoyer un nouveau message à compter de ce jour.

Réflexions finales

Nous espérons que ce blog vous aidera à configurer la réponse automatique de Gmail et à l'utiliser. Ne stressez plus jamais à cause du bâclage de vos tentatives de sensibilisation. Sans prendre en compte à qui vous avez envoyé ou non des emails, vous pouvez paramétrer des emails pour relancer un prospect ou un journaliste. Vos e-mails de suivi automatique doivent être informatifs et précieux, rappelant à vos prospects les fonctionnalités et l'importance de votre produit.

Obtenez-leSMS est une entreprise basée à Bangalore que vous pouvez contacter pour vous aider. Si vous rencontrez un problème avec la configuration de Gmail Auto Reply et que vous manquez des étapes. GetItSMS vous aidera. 

Si le destinataire a reçu l'e-mail et est intéressé, un e-mail de suivi pourra lui être envoyé. Vous souhaiterez peut-être envoyer un e-mail informant le destinataire que vous ne le recontacterez plus s'il ne répond pas au second.

FAQ - Foire Aux Questions

Q. Qu'est-ce que la réponse automatique Gmail ?

R. La réponse automatique de Gmail est une sorte de fonctionnalité Gmail qui constitue un outil pratique. La réponse automatique Gmail envoie une réponse immédiate à ceux qui vous envoient un message lorsque vous n'êtes pas disponible. Gmail Auto Reply répond automatiquement au client ou à vos proches par le système lorsque vous n'êtes pas disponible pour y répondre.

Q. Comment configurer la réponse automatique de Gmail ?

A. Pour configurer la réponse automatique Gmail pour les clients qui souhaitent obtenir votre réponse lorsqu'ils engagent une conversation. Eh bien, si vous utilisez Gmail dans ce cas. Vous pouvez configurer la réponse automatique de Gmail pour déclencher des modèles de réponses spécifiques en fonction du contenu de l'e-mail que vous recevez. Cela vous aide à passer moins de temps à vérifier les messages et à savoir ce qui compte le plus.

Étape 1 : Cliquez à nouveau sur l’icône d’engrenage et choisissez à nouveau « Paramètres ».
Étape 2 : Cette fois, cliquez sur l'élément de menu intitulé "Filtres et adresses bloquées". Choisir « Créer un nouveau filtre » :
Étape 3 : Sélectionnez les règles que vous souhaitez utiliser pour le filtre Gmail dans la fenêtre suivante qui apparaît. Vous pouvez choisir d'inclure des e-mails avec des adresses « De » spécifiées, un sujet particulier ou des e-mails avec (ou sans) des conditions spécifiques. Une fois terminé, sélectionnez « Créer un filtre » :
Étape 4 : Sélectionnez la réponse standardisée que vous avez produite dans la case « Envoyer la réponse standardisée » sur l'écran suivant.
Étape 5. Une fois que vous avez cliqué sur « Créer un filtre », vous avez terminé. Maintenant que vous avez configuré les réponses automatiques dans Gmail, félicitations.

Q. Comment pouvons-nous rechercher et partager les messages d'absence du bureau à réponse automatique avec d'autres ?

A. Pour partager votre statut d'absence du bureau avec vos contacts, le partage de votre agenda Google est nécessaire pour créer un événement d'absence du bureau. L'activité en dehors du bureau doit durer toute la journée ou au moins dépasser vos horaires habituels de travail.

Q : Quels sont les exemples de réponses automatiques Gmail ?

R. Pour les entreprises, en fonction de leur utilisation et de leur objectif, il existe plusieurs types de réponses automatiques Gmail à configurer. Des exemples de réponses automatiques Gmail sont le service client, les concours et cadeaux, la confirmation d'expédition, la recherche d'un devis et le répondeur automatique de vacances, etc.