Respuesta automática de Gmail: ¿Cómo configurarlo?

La respuesta automática de Gmail responde al cliente o a sus conocidos automáticamente por parte del sistema cuando usted no está disponible para responderles. Si desea comunicarse con alguien como sus clientes, amigos, colegas y familiares por correo electrónico en lugar de enviar mensajes de texto o llamadas.  

Puede resultarle útil que los clientes les respondan oportunamente según su mensaje. Las personas con las que se comunica dependen de sus respuestas rápidas. 

De ahí que en algunas ocasiones especiales cuando tardes más en responderles, puede que empiece a enviarte algunos mensajes extra, pensando en recibir el primer mensaje. En ocasiones, puede ser una avalancha de mensajes que te dejen abrumado.

Sin embargo, Respuesta automática de Gmail puede ayudarle en tales casos enviando automáticamente una respuesta a los clientes cada vez que le envíen un correo electrónico. La respuesta automática de Gmail es un tipo de función de correo electrónico que es una herramienta útil. La respuesta automática de Gmail envía una respuesta inmediata a quienes te envían un mensaje cuando no estás disponible.

La respuesta automática de Gmail modifica los mensajes que recibió, pero no podrá responderlos más tarde. En este blog, mostraremos cómo configurar la respuesta automática de Gmail (denominada respuesta automática de vacaciones). La cuenta de Gmail de tu inmersión en una serie de consejos y trucos que te ayudarán de la forma más eficaz posible. Depende de la situación que enfrentes.

Cómo crear una respuesta predeterminada para la respuesta automática de Gmail

Configurar la respuesta automática de Gmail para los clientes que buscan obtener su respuesta cuando inician cualquier conversación. Bueno, si estás usando Gmail en ese caso. Puede configurar la respuesta automática de Gmail para activar plantillas de respuestas específicas según el contenido del correo electrónico que reciba. Le ayuda a dedicar menos tiempo a revisar los mensajes y a saber qué es lo más importante. 

Para tener esto en cuenta, estos son los pasos o pautas para configurar la respuesta automática de Gmail con ejemplos de cómo puede aprovechar al máximo esta útil función en su negocio. 

Antes de configurar la respuesta automática de Gmail con una respuesta del escáner, debe configurar un mensaje para que actúe como una respuesta automática. 

1. Abra el navegador de cualquier sistema operativo y vaya al enlace https://mail.google.com/mail, luego presiona sobre el ícono del engranaje y selecciona 'Configuración':



2. Para habilitar las plantillas de respuesta predeterminadas, debe tocar "Avanzado" en el menú:

Nota: debe recordar hacer clic en guardar cambios en la parte inferior de la pantalla, de lo contrario, los cambios no se guardarán.

3. Una vez que se hayan activado las "Respuestas almacenadas", ahora puede crear un nuevo correo electrónico haciendo clic en el icono "Redactar" en la esquina superior izquierda e ingresando el mensaje que desea que se envíe al instante. Cuando termine, seleccione una de las opciones de correo electrónico haciendo clic en los tres puntos en el cuadro de correo electrónico. En "Respuestas predeterminadas", seleccione "Nueva respuesta programada".

4. Más adelante, podrás nombrar tu mensaje de plantilla predefinido cuando aparezca una ventana. Escribe el nombre y selecciona 'Aceptar':

Cómo configurar la respuesta automática de Gmail con respuesta predeterminada

Está listo para utilizar su plantilla de correo electrónico de respuesta automática como respuesta automática a correos electrónicos específicos ahora que la ha almacenado como una respuesta predeterminada.

Paso 1: haga clic en el ícono de ajustes una vez más y elija "Configuración" nuevamente.

Paso 2: esta vez, haga clic en el elemento del menú denominado "Filtros y direcciones bloqueadas". Eligiendo “Crear un nuevo filtro”:

Paso 3: seleccione las reglas que desea utilizar para el filtro de Gmail en la siguiente ventana que aparece. Puede optar por incluir correos electrónicos con direcciones "De" específicas, un asunto en particular o correos electrónicos con (o sin) términos específicos. Cuando termine, seleccione "Crear filtro":

Paso 4: Seleccione la respuesta preparada que produjo en el cuadro "Enviar respuesta preparada" en la siguiente pantalla.

Paso 5. Una vez que hagas clic en "Crear filtro", habrás terminado. Ahora que has configurado las respuestas automáticas en Gmail, felicidades.

Recuerde que las respuestas escritas no se enviarán a correos recibidos previamente, sino que se enviarán a cualquier correo futuro que cumpla con los parámetros del filtro.

Envíe una respuesta automática cuando esté fuera de la oficina 

¿Quieres enviar una respuesta automática de Gmail a tus clientes? Supongamos que está de vacaciones con su familia o que no tiene acceso regular al correo electrónico; en tal caso, sería útil enviar un correo electrónico automatizado para contactarlos. Este tipo de herramienta se llama Vacation Responder en Gmail. 

Tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles, puede configurar este mensaje automático en Gmail. Además, puede compartir su estado de ausencia con otras personas. Cuando esté de vacaciones con sus amigos, configure un respondedor de vacaciones de Gmail. Gmail tiene la configuración de enviar una respuesta automática de Gmail a la medianoche de la fecha de inicio y deja de enviar la respuesta automática a las 11:59 p. m. de la fecha de finalización.

Cuando el respondedor de vacaciones está habilitado y alguien le envía el correo electrónico, la respuesta automática de Gmail enviará la plantilla de mensaje automático al remitente solo una vez. Si el cliente o cualquier persona te envía nuevamente el correo electrónico después de unos días, podrá ver la respuesta de vacaciones más de una vez. 

En caso de que modifique su respuesta de vacaciones, el remitente le enviará un correo electrónico nuevamente. Los mensajes enviados a sus suscriptores y los mensajes enviados a la carpeta de spam no recibirán la respuesta automática de vacaciones. 

Aquí están las instrucciones para configurar la respuesta automática de Gmail en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. 

Cómo configurar el mensaje de respuesta automática de Gmail fuera de la oficina en el escritorio

Puede configurar la respuesta automática de Gmail fuera del mensaje en el escritorio siguiendo estas instrucciones:

1. Abra su cuenta de Gmail e inicie sesión si no ha iniciado sesión.
2. Una vez que inicie sesión en su cuenta de Gmail, verá un ícono de configuración en la esquina superior derecha de la pantalla del escritorio. Haga clic para ver todas las configuraciones.



3. Vaya a la sección de respuesta en vacaciones desplazándose hacia abajo. Al lado del respondedor de vacaciones, haga clic en el círculo.
4. Configure la fecha de inicio y la fecha de finalización para hacer clic en los cuadros respectivos y en el calendario desplegable seleccione una fecha. Para la información o detalles que quieras transmitir rellena el apartado de mensajes.
5. Para enviar la respuesta de vacaciones solo a sus contactos, puede hacer clic en el cuadro al lado de enviar una respuesta solo a mis contactos.
6. Cuando haya terminado, toque guardar cambios.

Ya está todo listo para usar la respuesta automática de mensajes fuera de la oficina de Gmail en la versión de escritorio. Ahora pasemos a analizar las instrucciones para configurar en un dispositivo móvil.

Cómo configurar el mensaje de respuesta automática de Gmail fuera de la oficina en el móvil

1. Inicie la aplicación Gmail en su teléfono inteligente.
2. Haga clic en los tres íconos de líneas horizontales en la esquina superior izquierda de la pantalla del dispositivo. Presione configuración para bajar.
3. Más tarde, presione su dirección de correo electrónico y luego haga clic en el respondedor de vacaciones para pasar a la siguiente pantalla.
4. Para activar el respondedor de vacaciones, deslice el interruptor.
5. Elija las fechas de inicio y finalización, luego cambie el tema y el cuerpo del mensaje.
6. Se debe tocar el control deslizante junto a "Enviar exclusivamente a mis contactos" si solo desea que sus contactos reciban su respuesta de vacaciones.
7. Toca Guardar cuando hayas terminado.

Cómo buscar y compartir su estado de respuesta automática de Gmail fuera de la oficina

Para encontrar y buscar el estado fuera de la oficina de la respuesta automática de Gmail, el proceso es el mismo para las versiones móvil y de escritorio. Para compartir su estado de fuera de la oficina con sus contactos, es necesario compartir su calendario de Google para crear un evento de fuera de la oficina. 

La actividad fuera de la oficina debe durar todo el día o al menos exceder su horario laboral habitual.

Cuando redacta un correo electrónico para alguien que está fuera de la oficina, la Respuesta automática de Gmail mostrará su estado fuera de la oficina. Aún podrás enviar correos electrónicos a pesar de esto. Su estado de ausencia de la oficina solo será visible para aquellos a quienes se les haya permitido ver su evento de ausencia de la oficina.

Ejemplos de respuesta automática de Gmail 

Para las empresas, según el uso y el propósito previstos, existen varios tipos de respuesta automática de Gmail para configurar. Los ejemplos de respuesta automática para usar en Gmail se mencionan a continuación:

• Servicio al Cliente

Cuando un cliente le compra el servicio y tiene problemas con el producto. El cliente envía un problema por correo electrónico o solicita una solicitud de atención al cliente. Luego, el cliente tiene que jugar en esta cola y esperar el juego hasta la respuesta a su consulta.

Esto plantea la pregunta:

¿Qué puede responderles a los clientes mientras tienen una emergencia con respecto a su servicio o hacerlos sentir importantes?

En lugar de escribir esto en texto plano "tu texto de soporte fue el destinatario", puedes probar este mensaje para darle más sabor. Vea este ejemplo:

Como puede ver en el mensaje anterior, agrega un fuerte toque personal. Este tipo de mensaje saluda al cliente por su nombre, le brinda un cronograma de su problema, muestra gratitud e incluso le brinda un poco de humor. Por lo tanto, a través de este mensaje los clientes sabrán qué esperar y cuándo. Se sentirán tranquilos porque su problema se resolverá rápida y rápidamente.

• Concurso/Sorteo

Otro ejemplo de respuesta automática de Gmail son los concursos y obsequios de algún tipo. Cuando alguien se inscribe en un concurso o sorteo, debería ser un ganador. No todos pueden ganar el gran premio. Pero ofrecerles un código de descuento o contenido premium gratuito les ayuda a ganar algo. 

Mira el ejemplo para ofrecerles el mensaje:

Este tipo de mensaje de correo electrónico parece escrito personalmente en comparación con estar demasiado cargado de gráficos y parecido a un anuncio. Esto proporciona el enlace específico para anunciar el producto de su empresa, así como en las páginas de redes sociales o una forma de reenviar la entrada al concurso a otros. 

• confirmación de envío

Para mantener informados a sus clientes sobre la entrega de sus productos, los mensajes o correos electrónicos de confirmación de envío pueden resultar un poco aburridos. Echemos un vistazo al correo electrónico de envío y cómo escribirlo y enviarlo a los clientes.

Mientras que la mayoría de las empresas simplemente enviarían un correo electrónico diciendo "Tus cosas están en camino", este tipo de correo electrónico de confirmación de entrega se destaca por incluir una discusión alegre. Este correo electrónico va más allá del servicio al cliente. El ejemplo de respuesta automática de correo electrónico intenta agregar humor y al mismo tiempo brindar información importante como la fecha de envío. 

El correo electrónico concluye con fuerza y ​​tiene otro toque único para aumentar el interés del cliente en sus servicios.

• Buscando una cotización

El ejemplo de Respuesta automática de Gmail puede incluir esta búsqueda de una cotización. Si trabaja en una industria de servicios como fotografía de bodas, compañía de seguros y sociedad limitada, etc., es posible que reciba muchos correos electrónicos solicitando cotizaciones. Pero no podrá obtenerlos de inmediato. 

Pero usted quiere hacer que el cliente potencial se sienta lo suficientemente único como para que deje de pasar a la competencia hasta que usted responda.

Incluso si este correo electrónico puede ser un poco largo, refleja la personalidad del remitente y brinda al cliente potencial un pequeño toque que puede hacer que la espera de una cotización sea más llevadera. Algunos de los factores podrían considerarse.

• Respuesta automática de vacaciones

¿Estás organizando un viaje? Debes configurar una respuesta automática empresarial en tu cuenta de Gmail. Como puede ver, los correos electrónicos de respuesta automática se pueden utilizar en una variedad de situaciones sin dejar de mantener un toque personal. 

Cuando se hacen de manera efectiva, pueden incluso enseñar a su audiencia, prospectos o colegas a anticipar tiempos de espera específicos, brindarles información importante automáticamente o simplemente alegrarles el día, todo mientras alivian la presión sobre su abarrotada bandeja de entrada.

Solo mire el siguiente ejemplo para la respuesta automática de vacaciones:

10 trucos utilizados para la respuesta automática

Estos son los 10 consejos y trucos que puede utilizar para crear funciones de respuesta automática de Gmail. Por favor, échales un vistazo.

Úsalo todo el tiempo

Para utilizar la función de respuesta automática de Gmail en vacaciones, no es necesario que esté de vacaciones o fuera de la oficina. Si detesta responder los correos electrónicos de sus clientes, puede seleccionar verlos solo unas pocas veces a la semana. 

Si es así, puedes permitirles que te envíen mensajes para responder en determinados días. Esto les hace esperar una respuesta más tarde.

Notificar a las personas cuando regresarás

Es posible que desee especificar una fecha y hora en la que regresará en el área de mensajes de la respuesta automática. Puedes especificar en el cuadro Mensaje, por ejemplo, que sólo estarás fuera de la oficina hasta las 2:XNUMX horas o, si lo prefieres, puedes mencionar que estarás fuera hasta el próximo miércoles.

Es útil y considerado darles una fecha límite a las personas que esperan su respuesta.

Agregar un contacto de emergencia

Si la persona que le envía el correo electrónico desea una respuesta inmediata, es posible que desee incluir una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en el mensaje de respuesta automática. Puede agregar los datos de contacto de un compañero de trabajo, por ejemplo, si está de vacaciones. (Solo asegúrese de haber informado al compañero de trabajo que podría estar recibiendo sus comunicaciones).

Comprender cuándo es posible que la respuesta automática no envíe un mensaje

Mientras el Vacation Responder esté activado, cualquier persona que le envíe un mensaje recibirá una respuesta inmediata. Sin embargo, la respuesta automática no volverá a responder si la misma persona envía otro mensaje dentro de los cuatro días. La misma persona solo recibe una respuesta una vez cada cuatro días (si su Respondedor de vacaciones permanece activo y sin editar durante todo el período de cuatro días).

Editar la respuesta automática de Gmail

Mientras la función de respuesta por vacaciones permanezca activada y usted seleccione editar o modificar el mensaje de respuesta automática de Gmail, el período de cuatro días de la respuesta por vacaciones se restablecerá. Significa que cada vez que una persona le envíe un correo electrónico, recibirá un nuevo correo electrónico todos los días sin tener que esperar cuatro días desde el momento anterior para recibir una respuesta.

Los mensajes spam no reciben una respuesta automática

En su carpeta de correo no deseado, si los filtros de Gmail clasifican ciertos mensajes, esos mensajes no recibirán la respuesta automática mientras haya activado el respondedor de vacaciones.

El contenido que se origina en la dirección de la lista de correo no recibe la respuesta automática de Gmail.

En la aplicación Gmail, configure el respondedor de vacaciones.

Los procedimientos para habilitar Vacation Responder desde la aplicación Gmail son los mismos que cubrimos anteriormente para utilizar Gmail en un navegador web. Vacation Responder se encuentra en la pantalla de Configuración de la aplicación, a la que puede acceder tocando las tres líneas verticales en la esquina superior izquierda de la pantalla de la aplicación Gmail.

Mueva el botón deslizante en la aplicación hacia la derecha para activar Vacation Responder y hacia la izquierda para desactivarlo.

Dar formato al texto del mensaje.

En la función de respuesta en vacaciones, puede formatear el mensaje en el cuadro de mensaje como lo haría con cualquier otro mensaje de correo electrónico. Para el formato del texto en el cuadro de mensaje, puede elegir un determinado tipo de fuente, configurar listas con viñetas, agregar una imagen, agregar colores, agregar archivos adjuntos o agregar enlaces.

Los mensajes se guardan

Por primera vez, creó un respondedor de vacaciones y el mensaje que ingresó en el asunto y en el cuadro de mensaje se ingresará previamente para la próxima vez que use esta función. Este proceso puede tardar varias semanas. 

Significa que puede almacenar el mismo contenido que utilizó la última vez que utilizó el respondedor de vacaciones. De lo contrario, puede modificar el texto y crear un nuevo mensaje para el nuevo escenario.

Solicitar que le envíen el mensaje nuevamente

Cuando recibe cientos de correos electrónicos en una semana normal, es posible que no desee leerlos todos cuando regrese al trabajo después de sus vacaciones. Cuando alguien te envía un mensaje mientras estás fuera, puedes informarle mediante el mensaje de Vacation Responder que no leerás ninguno de ellos.

Indique su fecha de regreso en el campo del mensaje y solicite al remitente que envíe un nuevo mensaje a partir de ese día.

Reflexiones Finales:

Esperamos que este blog le ayude a configurar la respuesta automática de Gmail y cómo utilizarla. Nunca más te estreses por fracasar en tus intentos de divulgación. Sin tener en cuenta a quién ha enviado correos electrónicos y a quién no, puede configurar correos electrónicos para realizar un seguimiento con un cliente potencial o un periodista. Sus correos electrónicos de seguimiento automático deben ser informativos y valiosos, recordando a sus clientes potenciales las características y la importancia de su producto.

ConsígueloSMS es una empresa con sede en Bangalore con la que puede ponerse en contacto para que le ayuden. Si tiene algún tipo de problema con la configuración de la Respuesta automática de Gmail y le falta algún paso. GetItSMS te ayudará. 

Si el destinatario ha recibido el correo electrónico y está interesado, se le puede enviar un correo electrónico de seguimiento. Es posible que desees enviar un correo electrónico informando al destinatario que no te comunicarás con él nuevamente si no responde al segundo.

Preguntas Frecuentes

P. ¿Qué es la respuesta automática de Gmail?

R. La respuesta automática de Gmail es un tipo de función de Gmail que es una herramienta útil. La respuesta automática de Gmail envía una respuesta inmediata a quienes te envían un mensaje cuando no estás disponible. La respuesta automática de Gmail responde al cliente o a sus conocidos automáticamente por parte del sistema cuando usted no está disponible para responderles.

P. ¿Cómo configurar la respuesta automática de Gmail?

R. Para configurar la respuesta automática de Gmail para los clientes que buscan obtener su respuesta cuando inician cualquier conversación. Bueno, si estás usando Gmail en ese caso. Puede configurar la respuesta automática de Gmail para activar plantillas de respuestas específicas según el contenido del correo electrónico que reciba. Le ayuda a dedicar menos tiempo a revisar los mensajes y a saber qué es lo más importante.

Paso 1: haga clic en el ícono de ajustes una vez más y elija "Configuración" nuevamente.
Paso 2: esta vez, haga clic en el elemento del menú denominado "Filtros y direcciones bloqueadas". Eligiendo “Crear un nuevo filtro”:
Paso 3: seleccione las reglas que desea utilizar para el filtro de Gmail en la siguiente ventana que aparece. Puede optar por incluir correos electrónicos con direcciones "De" específicas, un asunto en particular o correos electrónicos con (o sin) términos específicos. Cuando termine, seleccione "Crear filtro":
Paso 4: Seleccione la respuesta preparada que produjo en el cuadro "Enviar respuesta preparada" en la siguiente pantalla.
Paso 5. Una vez que hagas clic en "Crear filtro", habrás terminado. Ahora que has configurado las respuestas automáticas en Gmail, felicidades.

P. ¿Cómo podemos buscar y compartir los mensajes de respuesta automática fuera de la oficina con otras personas?

R. Para compartir su estado de fuera de la oficina con sus contactos, es necesario compartir su calendario de Google para crear un evento de fuera de la oficina. La actividad fuera de la oficina debe durar todo el día o al menos exceder su horario laboral habitual.

P. ¿Cuáles son los ejemplos de respuestas automáticas de Gmail?

R. Para las empresas, según el uso y el propósito previstos, existen varios tipos de respuestas automáticas de Gmail que pueden configurar. Ejemplos de respuestas automáticas de Gmail son servicio al cliente, concursos y obsequios, confirmación de envío, búsqueda de cotizaciones y respuesta automática de vacaciones, etc.